Проектный кейс Государственная корпорация «Ростех» Разработка и тиражирование автоматизированной системы управления финансовой и закупочной деятельностью

Цели проекта

Основная задача реализации проекта — разработка и тиражирование АС ФЗД в объеме Корпорации, а также стандартизация и доработка существующей методологии процессов управления финансовой и закупочной деятельностью Корпорации и организаций Корпорации.

Основные цели создания АС ФЗД:

• унификация бизнес-процессов управления соответствующими направлениями деятельности Корпорации и её организаций;
• существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов для руководства Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации;
• обеспечение сквозной автоматизации бизнес-процессов на всех уровнях управления;
• обеспечение настраиваемых процессов согласования необходимых документов на всех уровнях управления;
• управление операционным риском выполнения операций, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при осуществлении соответствующих направлений деятельности:
  • уменьшение времени на выполнение рутинных операций;
  • снижение вероятности ошибок персонала при вводе данных за счет использования логического контроля, контрольных соотношений, исключения дублирования информации, должного распределения полномочий;
  • повышение производительности труда (в том числе экономия рабочего времени и связанных экономических затрат) при выполнении процессов закупочной деятельности.
• снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам деятельности Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации;
• улучшение качества мониторинга, анализа и контроля соответствующих процессов деятельности;
• улучшение качества отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования, в том числе — в режиме реального времени.

Задачи проекта

1. «Управление финансовыми потоками и ликвидностью»:

• формирование, обработка и анализ объективных, полных и актуальных данных о предстоящих ДДС, а также информации о потребностях в ДС, направлениях использования ДС, источниках поступления ДС в заданный период времени;
• автоматизация процесса согласования заявлений на оплату и графиков поступлений;
• автоматизация процесса превентивного бюджетного контроля использования ДС в соответствии с утвержденными бюджетными лимитами (контроль остатков, резервирование);
• обеспечение хранения данных, а также истории изменения данных с целью повышения ответственности при расходовании ДС.

2. «Управленческий учет и бюджетирование»

• планирование мероприятий и ресурсов (материальных, финансовых, кадровых), направленных на достижение целей и решение задач, установленных Заказчиком;
• управление затратами организаций Корпорации;
• создание и согласование инвестиционной программы организаций Корпорации и Холдингов;
• управление финансовыми вложениями;
• контроль хода выполнения поставленных целей и задач;
• получение информации для принятия управленческих решений;
• консолидация по различным сценариям плановых и фактических данных на различных уровнях управления;
• выверка внутригрупповых оборотов между организациями Корпорации;
• контроль хода бюджетной кампании.

3. «Управление договорной деятельностью»

• обеспечение надлежащего уровня контроля ведения договорной работы в Корпорации, Холдингах и организациях Корпорации;
• оперативный учет обязательств Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации и рисков, связанных с заключенными договорами;
• контроль выполнения мероприятий по снижению рисков Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации;
• принятие решений о целесообразности заключения дополнительных соглашений к договорам с контрагентами;
• контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
• контроль исполнения обязательств по договорам (в т.ч. в части авансирования ГОЗ);
• контроль соответствия заключаемых договоров утвержденному бюджету и плану закупок;
• учет текущих обязательств для формирования плана продаж (по группам продуктов в различных аналитических разрезах) и плана закупок по товарным группам;
• аккумулирование информации и сведений для точного и своевременного отражения в реестре договоров, размещенном в ЕИС;
• предотвращение нарушений сроков внесения указанной информации, а также по отслеживанию обстоятельств и фактов, являющихся основанием для применения мер ответственности в соответствии с условиями заключенных договоров.

4. «Управление закупочной деятельностью»

• выполнение функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности Корпорации и ее организаций, в том числе в части закрытых закупок, осуществляемых в соответствии с нормами ЕПоЗ (единое положение о закупках Корпорации);
• информационное обеспечение пользователей о закупочной деятельности;
• получение эффективного инструмента управления закупочной деятельностью Корпорации, Холдингов и организаций Корпорации — заказчиков всех уровней и групп, предусмотренных нормами ЕПоЗ;
• информационная поддержка единообразия в процессах закупочной деятельности;
• обеспечение прозрачности, необходимой для управления закупочной деятельностью;
• обеспечение взаимосвязи процессов бюджетирования и закупочной деятельности;
• обеспечение взаимосвязи процессов казначейского учета обязательств и закупочной деятельности;
• обеспечение выполнения ролевых функций, закрепленных за пользователями АС ФЗД в соответствии с ЕПоЗ, правовыми актами Корпорации, принятыми в его развитие, а также в соответствии с организационными регламентами организаций Корпорации.

Ситуация до внедрения

Целью деятельности Корпорации является содействие разработке, производству и экспорту высокотехнологичной промышленной продукции путем обеспечения поддержки на внутреннем и внешнем рынках российских организаций — разработчиков и производителей высокотехнологичной промышленной продукции.

В структуру Корпорации включено порядка 700 организаций различной организационно-правовой формы, из которых в настоящее время сформировано 15 холдинговых компаний в оборонно-промышленном комплексе и в гражданских отраслях промышленности. Организации Корпорации расположены на территории 60 субъектов РФ и поставляют продукцию на рынки более 70 стран.

Сконцентрировав в своей структуре многие уникальные производства и технологии, а также значительную часть научного потенциала страны, Корпорация выступает надежным партнером государства по инновационному развитию промышленности. Деятельность Корпорации и ее организаций осуществляется в следующих направлениях: автомобилестроение, авиастроение, двигателестроение, металлургия, строительство, оптика, композиционные и другие современные конструкционные материалы, медицинская техника, фармацевтика, промышленные биотехнологии, радиоэлектроника, приборостроение, информационные технологии и телекоммуникации, станкостроение и производство оборудования для модернизации промышленности, производство вооружения и военной техники.

Состояние на начало проекта

• Организации Корпорации:
  • Собственные регламенты и аналитики учета по автоматизируемым процессам;
  • Собственные системы автоматизации процессов;
  • Непрозрачное взаимодействие между подразделениями внутри организаций;
  • Предоставление отчетности вышестоящим организациям в ручном режиме.
• Корпорация и головные организации Холдингов:
  • Отсутствует возможность проверить полученную информацию;
  • Отсутствует возможность оперативного получения информации;
  • Отсутствует возможность автоматизированного оперативного управления.

Уникальность и инновационность проекта

Основные характеристики проекта, которые определили его уникальность:

• 700 организаций из 15 холдинговых компаний в контуре проекта;
• 3 года от начала обследования пилотного контура до завершения тиражирования на все организации Корпорации;
• 60 субъектов РФ в географическом контуре во всех часовых поясах;
• 27 000 уникальных пользователей, более 300 участников рабочих групп на стороне заказчика;
• Единая система с едиными правилами, едиными механизмами и высокой производительностью;
• Общая команда исполнителя — более 250 специалистов из 20 компаний-соисполнителей, распределенных по 7 региональным центрам РФ.

Результаты проекта

По итогам проекта Корпорация и организации Корпорации работают в единой системе, обеспечивающей следующие показатели:

• Управление закупочной деятельностью — 100% закупок проводятся через систему от планирования до заключения договора в соответствии с Единым положением о закупках (более 77 000 заявок на проведение закупок);
• Управление договорной деятельностью — 100% договорных обязательств организаций оформляются и исполняются в системе (более 800 000 договоров);
• Управление финансовыми потоками и ликвидностью — 100% всех расходных и доходных платежей планируются, согласовываются и проводятся в системе (более 1 640 000 платежей);
• Управленческий учет и бюджетирование — 100% бюджетных форм по организациям Корпорации формируются, согласовываются и контролируются в системе (более 50 000 бюджетных форм).

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом:

• Управление НСИ
• Управленческий учет и бюджетирование
• Управление закупочной деятельностью
• Управление договорами и проектами
• Управление финансами и ликвидностью
• Интеграция

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение построено на базе модифицированной конфигурации «1С:Управление Холдингом» на защищенном программном комплексе «1С:Предприятие 8z» в варианте распределенной базы данных. Для организации распределенной базы данных организован специальный интеграционный механизм, позволяющий осуществлять обмен между репликами со средним временем отставания 30 секунд и механизмами гарантированной доставки данных.

В рамках проекта автоматизировано более 27 000 рабочих мест. Ежедневно системой пользуются более 12 000 человек. Средний онлайн составляет около 7 500 пользователей единовременно.

Объем данных, обрабатываемых в системе, составляет 780 Гб. Объем приложенных файлов — 5 ТБ. В системе проведено более 50 000 000 согласований, 1 640 000 платежей, исполняется более 800 000 договоров.