Проектный кейс Благотворительный фонд «Семья Вместе» Создание централизованной системы управления регистрацией посетителей в домах Благотворительного фонда

Создание централизованной системы управления регистрацией посетителей в домах Благотворительного фонда

Цели проекта

Проект инициирован в силу необходимости внедрения автоматизированной системы регистрации посетителей по благотворительной программе в гостинице для родителей «Дом в дали от дома», расположенной в г. Казань.

В процессе работы над этим проектом была сформулирована конечная задача проекта — создание единой информационной системы для централизованного управления всеми гостиничными объектами Благотворительного фонда, расположенные в других регионах России.

Цель создания автоматизированной системы регистрации посетителей гостиницы и в конечном счете — единой информационной системы управления гостиницами Благотворительного фонда — сокращение трудозатрат на ввод и обработку информации, возможность оперативного формирования единой отчетности по всем объектам Фонда.

Ситуация до внедрения

Фонд «Семья вместе» — это системная помощь детям с тяжелыми заболеваниями и их родителям. До 2022 года наш фонд был известен под именем «Дом Роналда Макдоналда», он был открыт в России в 1995 году. За 30 лет мы прошли огромный путь: более 1,2 млрд рублей направили на благотворительные программы, в которых участвовали свыше 330 тысяч человек.

Фонд «Семья вместе» создает «Семейные дома» и «Семейные комнаты» при крупных детских больницах для родителей, чьи дети проходят длительное лечение вдали от дома. В таких пространствах дети могут жить вместе с родными во время лечения, окруженные теплом и заботой близких. Все вопросы, связанные с обеспечением пребывания родителей рядом с детьми, включая расходы на проживание, берет на себя Благотворительный фонд.

Первый «Семейный дом» фонда был открыт в Казани при Детской республиканской клинической больнице 12 лет назад. За это время более 19 000 тысяч родителей и детей воспользовались его гостеприимством. В доме имеется все необходимое от бытовой инфраструктуры до мелочей: 24 комфортные спальни для каждой семьи, игровая комната, просторная кухня-столовая, прачечная и пр.

До внедрения информационной системы на платформе «1С:Предприятие» для учета гостей в компании использовался документ Excel, в нём же осуществлялась аналитика.

Отсутствие единой системы для оперативного управления «семейными домами» затрудняло ведение учета, как на отдельных объектах, так и по всей сети в целом.

Отдельную сложность представляла необходимость ручного сбора отчетности — кроме трудоемкости этого процесса, на формирование отчетности уходило много времени. Беспокойство вызывала и сложность масштабирования, которая могда помешать развитию сети семейных домов и комнат по всей России.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта связана с изменением характера основного бизнес-процесса, положенного в основу типового решения «1С:Отель», который предполагает использование номерного фонда в коммерческих отелях. По этой причине в решении не предусмотрено ведение корректного учета проживания гостей без оплаты на регулярной основе.

Сложность внедрения была связана с необходимостью проводить доработки в расширении для отраслевой конфигурации для достижения нужного результата без использования «1С:Библиотеки стандартных подсистем».

Публикации о проекте

• Внедрение «1С:Отель» для автоматизации деятельности гостиницы «Дом в дали от дома» благотворительного фонда «Семья Вместе»

Дополнительная информация к описанию проекта

Планами развития информационной системы управления семейными домами Благотворительного фонда «Семья вместе» предусмотрено развитие функционала сбора обратной связи от гостей через интеграцию с системой Яндекс.Формы, расширение возможностей учета ТМЦ, выдаваемых гостям.

В ходе проекта было осуществлено внедрение автоматизированной системы регистрации посетителей гостиницы для родителей «Дом в дали от дома» в г. Казань. Предполагается дальнейшие масштабирование по всей сети семейных домов и комнат в России. В числе первых объектов автоматизации — семейные дома в г. Москва и г. Балашиха.

Результаты проекта

В ходе реализации проекта было обеспечено решение следующих задач:

• Регистрация гостей в единой системе,
• Контроль доступности свободных для проживания мест
• Контроль сроков проживания гостей
• Планирование мероприятий для гостей
• Заполнение отчетных печатных форм

Реализация проекта позволила добиться улучшений на всех этапах учета деятельности семейного дома.

В частности, достигнуто существенное сокращение времени на заполнение анкеты гостями. Благодаря автоматизации, теперь гостю достаточно проверить корректность внесенных данных и поставить подпись, в то время как ранее всю информацию гостю необходимо было вносить самостоятельно.

Кроме того, сокращено время на обработку данных о проживающих гостях для сбора статистики по различным показателям, что требуется для более эффективного управления материальным обеспечением семейным домом. Единый сводный отчет позволяет получить всю необходимую информацию, как в разрезе показателей по действующему дому, так и по другим домам, входящим в сеть Благотворительного фонда «Семья вместе».

Внедренные программные продукты

1С:Отель:

• Онлайн бронирование
• Учет номерного фонда
• Отчетность
• Интеграция

Архитектура решения и масштаб проекта

За основу информационной системы управления семейными домами для родителей детей, проходящих длительное лечение, выбран программный продукт «1С:Отель», предназначенный для управления отелями и решения основных задач гостиничного бизнеса. Благодаря модульной структуре этот продукт легко масштабируется и настраивается под разные типы деятельности.

В связи с тем, что типовой функционал «1С:Отель» в достаточной степени соответствует характеру решаемых задач и в основном приближен к требуемому бизнес-процессу, для достижения заданных результатов потребовалось произвести очень ограниченный объем доработок.

В частности, были адаптированы формы регистрации гостей, доработан список документов «Размещение» и другие доработки, для обеспечения специфических особенностей учета и управления семейными домами Благотворительного фонда «Семья вместе».

В ходе реализации проекта были осуществлены следующие работы:

• Сбор и анализ требований к автоматизированной системе
• Планирование этапов и составление календарного плана работ
• Создание рабочих интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации
• Подключение специализированного оборудования
• Начальные настройки отраслевого решения для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков
• Обучение пользователей