Проектные кейсы

Мы работаем, чтобы Вы развивались

Заказать Проект

Проектный кейс ТОО "Велесстрой"
Рабочих мест: 50

Оптимизация документооборота с последующей автоматизацией на базе "1С:Документооборот для Казахстана"

ТОО «Велесстрой» (Республика Казахстан) — дочерняя компания ООО «Велесстрой». Российская строительная компания, один из лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО «Велесстрой» расположены по всей территории Российской Федерации. Деятельность Компании строится на принципах максимально эффективного, качественного и своевременного удовлетворения потребностей клиентов, использования высокотехнологичных и самых передовых инженерных решений, безусловного соблюдения стандартов и правил в области природопользования, экологической безопасности, охраны окружающей среды.

В компании требовалось провести модернизацию документооборота. Нам было важно повысить исполнительную дисциплину, упростить работу с документами, их поиск и хранение, уменьшить количество критических ошибок в управлении документами, произвести настройку бизнес-процессов сложной системы акцептации договорной и согласования операционной деятельностей.

При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8». Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8». Мы выбрали компанию «Аксиома-Софт» для внедрения программного продукта, получения методологической поддержки и консультационных услуг.

Теперь у нас автоматизированы следующие бизнес-процессы:

  • ведение номенклатуры дел;
  • учет и хранение документов;
  • обработка входящей/исходящей документации;
  • обработка распорядительной документации;
  • создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
  • создание процесса по согласованию 6 объектов системы.

Произведена настройка интеграции с «1C:ERP Управление предприятием», в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации «1С:Документооборот»:

  • Контрагенты
  • Договоры
  • Спецификации (соглашения)
  • Заказ материалов в производство
  • Тендер (созданный объект)
  • Заказ поставщику

Основные результаты данного проекта:

  • сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
  • поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
  • увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
  • значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

 

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Делопроизводство
    • Учет договоров
    • Учет и хранение документов

Сопровождение:

  • Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»
  • Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С»
  • Оформлен платный договор 1С:ИТС
  • Производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ТОО Велесстрой (Республика Казахстан) — дочерняя компания ООО «Велесстрой» (далее — Компания).
Российская строительная компания, один из лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО «Велесстрой» расположены по всей территории Российской Федерации. Деятельность Компании строится на принципах максимально эффективного, качественного и своевременного удовлетворения потребностей клиентов, использования высокотехнологичных и самых передовых инженерных решений, безусловного соблюдения стандартов и правил в области природопользования, экологической безопасности, охраны окружающей среды.

Что послужило причинами для внедрения системы автоматизации:

  • сложная система акцептации договорной и согласования операционной деятельностей;
  • необходимость реализации документооборота (согласование и подписание договоров, документов прочих объектов \ действий) в одной информационной среде;
  • необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов;


Какие цели были поставлены:

  • сократить физический документооборот;
  • закрыть требования по выработке ролей и процессов (маршрутов) создания договоров и спецификаций с дальнейшим подписанием созданных объектов;
  • выработать маршрут создания и согласования заведения и проверки СБ новых контрагентов;
  • настроить согласование обеспечения производственного процесса строительными материалами, настроить связи соответствующих закупок со статьями БДР;
  • настроить сложный путь согласования расходования денежных средств.


Как руководство подходило к выбору системы, почему выбрало для автоматизации «1С:Предприятие»:
При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8». Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот для Казахстана». Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:

  • методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
  • оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
  • возможность использования имеющихся в Компании лицензий «1С:Предприятия 8»;
  • существующая IT-инфраструктура;
  • гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.


Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания «Аксиома-Софт» — официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции по документообороту. «Аксиома-Софт» имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе «1С:Предприятие».

Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия является сложная система акцептации договорной деятельности и сложная система согласования операционной деятельности.

Как решили задачу с помощью автоматизации:
Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8» позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • ведение номенклатуры дел;
  • учет и хранение документов;
  • обработка входящей/исходящей документации;
  • обработка распорядительной документации;
  • создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
  • создание процесса по согласованию 6 объектов системы.


Произведена настройка интеграции с «1C:ERP Управление предприятием», в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации «1С:Документооборот»:

  1. Контрагенты
  2. Договоры
  3. Спецификации (соглашения)
  4. Заказ материалов в производство
  5. Тендер (созданный объект)
  6. Заказ поставщику


Основные результаты данного проекта:

  • сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
  • поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
  • увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
  • значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

Были выполнены методические работы по оптимизации документных процессов перед внедрением системы "1С:Документооборот для Казахстана", настроена интеграция с «1C:ERP Управление предприятием», в котором создаются документы и справочники требующие обработки в конфигурации «1С:Документооборот».

Внедрение

ТОО "Велесстрой"

ТОО Велесстрой, Республика Казахстан, ТОО Велесстрой дочерняя компания ООО «Велесстрой
ООО «Велесстрой» — одна из крупнейших компаний в России, реализующая сложнейшие проекты нефтегазового комплекса, внешнего электроснабжения и гражданского строительства. Деятельность Компании строится на принципах максимально эффективного, качественного и своевременного удовлетворения потребностей клиентов, использования высокотехнологичных и самых передовых инженерных решений, безусловного соблюдения стандартов и правил в области природопользования, экологической безопасности, охраны окружающей среды.

Общая численность компании: 1500

Казахстан, г. Атырау, Июнь 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 50

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 30


ВОЗНИКЛИ ВОПРОСЫ?

Оставьте свой номер телефона, наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время!


Новости компании "Аксиома-софт"
15.09.2020
Первое место в восьми номинациях конкурса «Проект года» заняла компания «Аксиома-Софт» Поздравляем компании, успешно осуществившие внедрения программ системы «1С:Предприятие», участников команд ... Подробнее...
11.09.2020
Компания «Аксиома-Софт» — генеральный спонсор бизнес-конференции CRMday от amoCRM CRMday — это знаковое мероприятие, которое посвящено вопросам автоматизации продаж и маркетинга. Конференция п... Подробнее...
Актуальная информация

АКСИОМА:XBRL

Проверенное на практике решение для всех видов НФО!