Проектный кейс ПАО «Абрау-Дюрсо» Создание единой системы бюджетирования на базе «1С:Управление холдингом»

Цели проекта

Основная цель создания единой системы бюджетирования в ГК «АБРАУ-ДЮРСО» на основе программного продукта «1С:Управление холдингом» — повышение эффективности управления и принятия управленческих решений за счет:

• обеспечения единой информационная среды процессов планирования, бюджетирования и анализа;
• повышения производительности труда и сокращение трудозатрат при бюджетировании;
• сокращения сроков подготовки консолидированных бюджетов, управленческой и аналитической отчетности;
• повышения качества данных и поддержки процессов принятия решений на основе достоверных и своевременных данных;
• снижения рисков, связанных с дублированием информации и ошибками ввода информации;
• обеспечения гибкости и масштабируемости инструментов бюджетирования при изменениях и развитии;
• укрепления дисциплины в области планирования и бюджетирования.

В ходе реализации проекта были решены следующие задачи:

• Актуализация и адаптация текущей методологии планирования и бюджетирования для целей автоматизации;
• Обеспечение гибкости и масштабируемости системы на стадии проектирования структуры и состава НСИ;
• Разработка и настройка унифицированных бюджетных форм под все виды бизнеса;
• Интеграция процессов бюджетирования с централизованным казначейством в части формирования лимитов ДДС;
• Реализация производственного планирования на основе ресурсных спецификаций
• Подготовка инвестиционной программы группы компаний;
• Реализация функциональности по планированию ликвидности группы компаний с учетом специфики и особенностей внутригруппового финансирования;
• Обеспечение прозрачности принципов формирования мастер-бюджетов с использованием УУ плана счетов
• Сверка внутригрупповых оборотов (ВГО) и расчет нереализованной прибыли;
• Подготовка консолидированных бюджетов по сегментам бизнеса и ГК в целом;
• Обеспечение контроля качества и целостности данных бюджетной модели в системе;
• Подготовка управленческой и аналитической отчетности, в т.ч. сценарный анализ чувствительности финансового результата.

Ситуация до внедрения

Группа компаний «Абрау-Дюрсо» занимает лидирующие позиции на российском рынке игристых вин.

Удельное ведомство «Абрау-Дюрсо» основано в 1870 году по именному указу Императора Александра II. Группа компаний, осуществляет деятельность в сегменте производства, реализации игристых и тихих вин под собственными торговыми марками «Абрау-Дюрсо», «ABRAU», «VICTOR DRAVIGNY», «ABRAU LIGHT», «Винодельня Ведерниковъ». В состав группы входит 20 дочерних компаний, осуществляющих деятельность по выращиванию винограда, производству вин, розничной и оптовой торговле продуктами группы, а также вспомогательную деятельность.

Общество зарегистрировано в 2001 году. Штаб-квартира расположена в городе Москва. Активы компании по производству игристых вин расположены в Краснодарском крае, тихих вин — в Ростовской области. Фирменные магазины присутствуют в Москве, Краснодаре, Анапе, Екатеринбурге, Н-Новгороде, Самаре, Воронеже, Тюмени.

В рамах постоянного развития системы управления ГК «Абрау-Дюрсо» существенно выросли требования к качеству, глубине и детализации информации, используемой в процессах принятия управленческих решений. Принятый ранее способ работы с бюджетами в MS Excel стал достаточно затруднителен в силу ряда причин:

• большое количество и объем файлов MS Excel (более 600 файлов объемом около 1ГБ), необходимость жестко отслеживать версии файлов;
• рост трудозатрат на сопровождение модели и поддержание сопоставимости исторических данных при изменениях
• сложность организации совместной работы, низкий уровень защиты структуры модели и состава показателей и статей от изменений,
• сложность адаптации модели к изменениям в структуре бизнеса и видах деятельности;
• существенные временные затраты на консолидацию данных и подготовку управленческих и аналитических отчетов;
• подготовка бюджетных лимитов для подсистемы казначейства выполнялась в ручном режиме.

Уникальность и инновационность проекта

При выполнении проекта был проведен комплекс мероприятий по адаптации программного продукта «1С:Управление холдингом» под специфические условия и требования к функциям системы, среди которых можно выделить следующие уникальные особенности:

1. Актуализация и адаптация текущей методологии планирования и бюджетирования для целей автоматизации. В рамках данных работ была проведена стандартизация НСИ модели и унификация бюджетных форм и алгоритмов под все виды бизнеса ГК. Были определены основные функциональные направления и блоки системы, обеспечивающие полное покрытие всех аспектов финансово-экономической деятельности компаний группы не только с точки зрения подготовки финансовых планов, но и формирования операционных планов в натуральном выражении.
   
    
2. Планирование объемов производства и расчета производственной себестоимости продукции. В основе процессов формирования производственной программы были использованы ресурсные спецификации с определением норм расхода сырья и объемов потерь на каждом производственном переделе. Реализация алгоритмов декомпозиции объемов плана производства готовой продукции до уровня полуфабрикатов собственного производства и первичного сырья обеспечили формирование бюджета прямых затрат в разрезе видов выпускаемой продукции и полуфабрикатов с учетом производственных потерь. Реализована схема расчета производственной себестоимости с учетом распределения расходов вспомогательных производств и общепроизводственных расходов.
   
    
3. Планирование внутригруппового финансирования (Управление ликвидностью Группы). На основе механизмов типового решения подсистемы бюджетирования «1С:Управление холдингом» реализована функция автоматической балансировки плановых остатков и потоков денежных средств внутри группы на основе ряда настраиваемых параметров:
   • Очередность распределения (привлечения) денежных средств между компаниями группы в соответствии с регламентом управления денежными средствами (финальная аккумуляция в одном финансовом центре группы).
   • Минимальные неснижаемые остатки денежных средств в компаниях группы.
   • Состав и структура источники финансирования в случае дефицита относительно минимального остатка.
   • Направления и приоритеты распределения в случае профицита относительно минимального остатка.
   • Ставки по внутригрупповым займам.
   
   
    

   Данный функционал обеспечивает зеркальное отражение встречных потоков движения денежных средств по операциям ВГО:

   • Поступления в счет погашения ДЗ (Выплаты в счет погашения КЗ);
   • Выдача (Возврат) внутригрупповых займов;
   • Начисление и оплата процентов к оплате (получению) по внутригрупповым займам.
4. Использование управленческого плана счетов при формировании мастер бюджетов. Формирование мастер бюджетов осуществляется на основе данных функциональных бюджетов с предварительной трансляцией показателей и статей бюджетов на счета управленческого учета. Подобный подход позволил обеспечить прозрачность и высокую степень контроля качества, полноты и целостности данных бюджетирования.
   
    
5. Для проекта были определены сжатые сроки и высокие требования к параметризации и гибкости бюджетной модели. Большое внимание было уделено методологии, проектированию структуры НСИ и бюджетной модели. Опыт подобных проектов и гибкость настроек системы позволили реализовать бюджетную модель, отвечающую всем современным требованиям с возможностью динамического внесения изменений в методологическую модель на уровне пользователей, что позволило существенно снизить стоимость сопровождения и развития системы в дальнейшем.

Данное решение достойно показало себя в части масштабируемости и скорости реализации функциональных задач. Так же к преимуществам данной платформы можно отнести скорость решения задач поддержки, развития функционала систем и невысокую стоимость сопровождения.

Публикации о проекте

• Внедрение «1С:Управление холдингом» в ПАО «Абрау-Дюрсо»

Результаты проекта

На данный момент завершен этап разработки. Осуществляется перевод системы в промышленную эксплуатацию. Планируется дальнейшее развитие и доработка информационной системы, которая будет осуществляться в ходе следующих этапов.

Создание системы бюджетирования на основе программного продукта «1С: Управление холдингом» позволило добиться решения поставленных задач:

• Реализована единая информационная среда для процессов планирования, бюджетирования и анализа;
• Автоматизированы процессы формирования производственной программы, ВГО в части движения ГП, внутригруппового финансирования, формирования мастер-бюджетов и консолидации;
• Применение единой методологии, отсутствие рисков внесения изменений в централизованное НСИ и модель на уровне пользователей;
• Возможность организации многопользовательского доступа к актуальным данным;
• Повышение качества данных и уменьшение сроков подготовки бюджетов за счет реализации в системе единых методов и принципов планирования;
• Снижение трудозатрат за счет автоматизации консолидации и формирования сложных аналитических отчетов (маржинальность);
• Обеспечена прозрачность бюджетных лимитов на основе бюджетной модели (ранее лимиты загружались из MS Excel).

Внедренные программные продукты

• 1С:Управление холдингом :
• o Бюджетирование
• o Интеграция и управление НСИ
• o Инвестиционные проекты
• o Финансовое планирование
• o Производственное планирование
• o Казначейство (контроль лимитов)
• o Аналитическая отчетность
• o Консолидация отчетности и бизнес-анализ

Архитектура решения и масштаб проекта

В контур автоматизации вошло 15 компаний группы, осуществляющих деятельность по выращиванию винограда, производству вин, розничной и оптовой торговле продуктами группы, а также вспомогательную деятельность.

Виды деятельности:

• Производство продукции виноделия;
• Оптовая и розничная торговля;
• Сельское хозяйство;
• Девелопмент;
• Туризм.

В качестве основного программного решения по автоматизации процессов бюджетирования используется «1С:Управление холдингом». Дополнительно для организации обмена данными с внешними системами были настроены типовые интеграционные механизмы.

По результатам проекта в системе создано:

• Более 30 дополнительных справочников и регистров соответствия для обеспечения гибкости и масштабируемости модели;
• Более 100 бюджетных форм;
• Более 110 этапов в процессе бюджетирования;
• Около 600 документов системы (бюджетов) по всем ЦФО и ДЗО, входящих в контур, в рамках одной бюджетной кампании.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

ИТ-ландшафт представляет собой единое информационное пространство, объединенное общей виртуальной сетью VPN, функционирующее в закрытом контуре.

Стек технологий проекта:

• «1С:Предприятие», платформа 8.3.16, в режиме Конфигуратор — разработка;
• «1С:Предприятие», платформа 8.3.16, в режиме Тонкий клиент — настройка и эксплуатация Системы;
• Хранилище конфигурации 1С — ведение совместной разработки;
• Система управления требованиями на базе 1С:СППР.
• Skype, Zoom — проведение вебинаров, обучение;
• Google Docs — коллективная работа с документами, хранение общей информации;
• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio) — документация проекта, презентации, статус-отчеты, конфиденциальная информация;
• RDP — доступ к удаленным рабочим станциям;
• IIS — веб-сервер;
• Microsoft Server — операционная система;
• Microsoft SQL Server — СУБД;