Проектный кейс ООО «Велесстрой» Автоматизация электронного документооборота на базе системы «1С:Документооборот 8 КОРП»

Потребность во внедрении системы автоматизации документооборота была обусловлена следующими причинами:

1. Необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов.
2. Наличие пробелов в процессах получения и обработки документов разных видов, как следствие — потери документов при их передаче между участниками документооборота.
3. Необходимость пересмотра распределения ответственности структурных подразделений, участвующих в процессах документооборота Компании.

Построение системы управления документами — это комплекс мероприятий, направленных на такую организацию документных процессов, чтобы на этапе автоматизации, получить максимальную отдачу от информационной системы. ИС не должна закрепить те ошибки, которые неизбежно накапливаются в деловых процессах любого предприятия. Рационализация документных процессов до внедрения СЭД позволит значимо увеличить производительность труда на предприятии, поэтому перед внедрением «1С:Документооборота» был реализован методический проект по оптимизации документных процессов, проведенный по авторской методологии фирмы «1С».

Методическая часть проектных работ включала в себя следующие мероприятия:

1. Оценка готовности Компании к автоматизации документных процессов и использованием «1С:Документооборота 8 КОРП».
2. Выработка рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
3. Проектирование целевой модели документооборота с учетом типового функционала «1С:Документооборота 8 КОРП», требований российского законодательства и лучших практик в сфере управления документами.

В перечень исследованных документопотоков и систем документации вошли:

• документопоток входящих документов;
• документопоток исходящих документов;
• документопоток внутренних документов:
  • организационные документы;
  • распорядительные документы;
  • информационно-справочные документы;
  • кадровые документы, договорные документы;
  • финансово-бухгалтерские документы;
  • планово-отчетные документы;
  • производственно-технические документы.

Конечный результат исследования документных процессов виделся в оценке готовности Компании к внедрению электронного документооборота, выработке рекомендаций по рационализации документооборота и подготовке документных процессов Компании к автоматизации.
Заказчиком проекта внедрения были Административный директор и IT-департамент. Перед ними стояла задача подготовить документные процессы к переходу на новый продукт «1С:Документооборот».

Российская строительная компания, в которой проводились работы по оптимизации документных процессов, входит в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты Компании расположены по всей территории Российской Федерации: от самых северных до самых южных границ в республике Саха (Якутия) и Краснодарском крае, Ленинградской области и Красноярском крае, ЯНАО и Хабаровском крае. В Компании работает более 15 000 сотрудников.

Оценивая ситуацию до внедрения, можно сделать вывод, что работа с документами в Компании не была организована должным образом:

• актуальной инструкции по делопроизводству не было;
• работа с отдельными видами документов и документопотоками были регламентированы в самостоятельных локальных нормативных актах, составленных Управлением процессов и методик Компании;
• контроль исполнения документов организован не был;
• номенклатура дел велась в центральном офисе и на местах;
• в Компании было организовано два архива: для управленческой и научно-технической документации.

Работа с документами велась с использованием электронной почты. Сотрудник создавал проект документа, распечатывал его, подписывал, сканировал и отправлял адресату по электронной почте. При этом бумажный экземпляр документа уничтожался. Адресат, получив скан-копию документа, также распечатывал его, ставил личную подпись в ходе подписания или согласования, сканировал и перенаправлял дальше по электронной почте. Бумажный экземпляр снова уничтожался. Такая организация работы была обусловлена тем, что работа большинства сотрудников Компании связана с разъездами и передать документ на согласование или подписание в краткие сроки было довольно сложно.

Таким образом, состояние автоматизации процессов документооборота до начала проекта можно охарактеризовать следующим образом:

1. Недостаточная емкость, скорость и надежность работы имеющейся информационной системы, используемой для хранения документов Компании.
2. Неполный охват этой системой всех категорий документов Компании.
3. Высокая информационная фрагментарность бизнес-процессов появления / создания и использования документов Компании.

Для решения поставленной задачи — реализовать сквозной и прозрачный документооборот между подразделениями Компании, было решено провести детальную предварительную проработку документных процессов до начала настроек информационной системы. В результате методических работ должно быть разработано проектное решение, направленное:

• на использование типового функционала системы;
• корректировку действующих процессов с учетом законодательных и нормативно-правовых требований;
• рационализацию действующих процедур (унификация видов документов, сокращение избыточных или ошибочных действий в процессах обработки документов).

Особенностью методических работ стал значительный объем первичных данных, полученных методологами в ходе обследования документооборота Компании. Для сбора и обработки такого объёма данных применяется методика фирмы «1С».

Организационная структура Компании представляет собой многоуровневое дерево: 97 отделов, подчиненные 7 дирекциям, удаленные подразделения (строительные площадки).

Методологическую основу исследования составили структурный, сравнительный и системный методы для обработки, анализа собранных данных, а также опрос, как метод сбора данных.
Метод опроса использован для получения первичной информации от непосредственных участников документных процессов Компании. В качестве инструмента опроса применялось интервьюирование представителей подразделений — ключевых участников документооборота.

Основное достоинство использованного метода сбора первичной информации: данные собираются в строгом соответствии с точными целями исследовательской задачи (подготовка документных процессов к автоматизации).

Методология сбора данных является авторской разработкой фирмы «1С».

1. Сбор данных произведен в формате протоколов интервью согласованных с участниками встреч. Рамки обследования (функциональные области и перечень обследуемых подразделений) были определены условиями договора.
2. Структурный метод анализа данных использован для определения видового состава документов Компании, структуры документных процессов Компании, выявления взаимосвязи документных процессов, бизнес-процессов и направлений деятельности.
3. Сравнительный метод анализа данных использован для выявления общих и особенных черт при анализе видов документов и документных процессов.
4. Системный метод анализа данных использован для формализации процессов.

Такой подход позволил упростить представление и описать сложные процессы управления за счет их последовательного разделения на процедуры, функции, работы и операции. Подобное разделение служит условием создания функциональных требований к информационной системе. Для анализа локальных нормативных актов Компании использовались такие методы, как обобщение, анализ и синтез.

Методологи провели интервьюирование 38 структурных единиц Компании и составили 43 протокола интервью (400 страниц протоколов). Все интервью проводились по заранее подготовленным сценариям. Каждый протокол был формализован и согласован с интервьюируемым, чтобы избежать разногласий и недопонимания.

Оптимизация документооборота была направлена на сокращение количества маршрутов обработки документов — их унификации, а также составлению оптимального перечня видов документов. Для автоматизации работы с входящими документами было предложено выделить большее количество видов документов, так как виды документов определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа. Маршрутизация входящей корреспонденции была автоматизирована с учетом выявленных в ходе обследования маршрутов обработки, привязанных к виду документа. Такая автоматизация маршрутов не нарушила существующий порядок, но снизила риски ошибочной маршрутизации, а также ускорила процедуру обработки входящей корреспонденции.

Было предложено отказаться от практики использования в оперативной работе оригиналов документов. Оперативную работу следует вести с электронным образом документа в СЭД. Оригинал должен быть сразу помещен на хранение на этапе регистрации и не передаваться между подразделениями в ходе принятия решения по этому документу (согласование, утверждение, ознакомление, исполнение). В этом случае сокращаются риски утери оригиналов документов.

Для автоматизации работы с исходящими документами также потребовалось выделение большего количества видов документов, так как виды документов определяют автоматизированные маршруты обработки и настройки прав доступа. Исходящие документы были классифицированы по направлениям деятельности и тематикам. К каждому виду исходящего документа был разработан шаблон, который на этапе автоматизации был привязан к маршруту обработки документа. Процедуры согласования, подписания, регистрации и отправки исходящих документов проходили вне СЭД. Теперь все процедуры автоматизированы.

Работа с договорной документацией уже была автоматизирована в сторонней системе, которая не поддерживает разграничения прав. Однако часть договоров не должна быть доступна всем, поэтому такие договоры было решено перенести в «1С:Документооборот». На базе «1С:Документооборота» был сформирован единый электронный ресурс для хранения электронных образов договоров и обеспечено необходимое ограничение прав доступа к электронным образам договоров.

Для решения двух основных проблем в работе с финансово-бухгалтерскими документами в СЭД, выявленных в ходе обследования (согласование документов по электронной почте с неоднократным сканированием и несвоевременная передача оригиналов первичных учетных документов в подразделение ДБиНУ) было предложено автоматизировать все рабочие процедуры совместной работы. При этом было исключено из процессов многократное сканирование и передача документов по электронной почте.

Автоматизация работы с планово-отчетными и производственно-техническими документами в СЭД направлена на ускорение процедур совместной работы и организации единого файлового хранилища для этих документов. Для этого все внутренние планово-отчетные и производственно-технические документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, было рекомендовано перевести в электронный вид с отказом от бумажной формы. Российское законодательство разрешает такой подход.

Автоматизация документных процессов предполагает перевод части документов полностью в электронный вид. Для этого необходимо установить правовой статус электронных документов: выбрать вид электронной подписи, используемый в разных управленческих ситуациях, включить в инструкцию по делопроизводству разделы о бумажном и электронном документообороте.
Организация документооборота невозможна без четкого разграничения, кто за какой участок деятельности несет ответственность. В связи с этим рекомендуется разработка приказа «О распределении ответственности».

Фирмой «1С» и компанией «Аксиома-Софт» совместно были выполнены следующие работы:

1. Описаны действующие процессы документооборота Компании.
2. Даны рекомендации по улучшению процедур работы с документами для подготовки Компании к автоматизации.
3. Сформирована целевая модель документооборота в разрезе:
   • работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
   • распорядительной деятельности Компании;
   • протокольных мероприятий (заседаний и совещаний);
   • работы с информационно-справочными документами;
   • контроля исполнительской дисциплины;
   • хранения бумажных документов.

В целом рационализация документооборота была направлена на сокращение операционных рисков, которые связаны с неадекватными внутренними процессами, работой информационных систем и действиями сотрудников.

Важным результатом автоматизации документооборота стал тот факт, что в Компании уменьшилось количество потерянных документов, ускорились процессы согласования документов, увеличилась скорость поиска необходимых документов.