Проектный кейс ООО СК «Мосты и тоннели» Повышение эффективности автоматизированной системы корпоративного документооборота

Повышение эффективности автоматизированной системы корпоративного документооборота

Цели

Проект построения современной, удобной, эффективной корпоративной системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот» инициирован с целью формализовать и сократить время на обработку внутренних документов.

Результаты

Результаты реализации данного проекта позволили решить все поставленные задачи:

• формализованы процессы работы с документами,
• сокращено время обработки документов,
• снижено количество сбоев при работе с документами,
• реализован контроль над исполнением процесса обработки документов,
• разграничены права доступа к данным.

Уникальность проекта

Уникальность данного внедрения заключается в том, что проект был разработан, с учетом достаточно сложной специфики бизнес-процессов компании. Команда проекта тщательно изучила каждый этап рабочего процесса, определила потребности в документообороте и разработала систему, которая наилучшим образом интегрируется в существующие операции компании.

Консультирование сотрудников не ограничивается просто знакомством с новой системой, но и включает в себя консультации и советы по эффективному использованию электронного документооборота в рамках их повседневных обязанностей.

Сложность реализации

В процессе реализации проекта столкнулись с тем что не вся требуемая информация в части исполнения процессов была предоставлена в рамках интервьюирования. Это было вызвано тем, что до начала проекта процесс работы с документами не был формализирован. Таким образом в рамках опытной эксплуатации были получены запросы на изменение настроек процессов и пересмотр прав доступа, не отраженные в проектном задании. Благодаря совместной работе всех участников проекта, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, все дополнительные замечания и предложения были учтены и реализованы в информационной системе до начала промышленной эксплуатации.

Описание проекта

Реализация проекта, начиная с самого первого этапа, осуществлялась с соблюдением технологии проектного внедрения.

Первым шагом явился анализ текущих бизнес-процессов компании, по результатам которого были определены и сформулированы реальные потребности в электронном документообороте.

На основе предпроектного обследования было подготовлено техническое задание с функциональными требованиями к системе электронного документооборота (ЭДО).

На следующем этапе была установлена тестовая база в которой было проведено моделирование процессов и демонстрация работы проектируемой системы функциональным заказчикам.

Обязательным этапом является обучение сотрудников компании для освоения основных навыков работы и изучения функциональных возможностей новой системы.

После этого была проведена тестовая эксплуатация разрабатываемой системы для выявления и устранения возможных проблем в настройках системы.

По итогам тестовой эксплуатации была осуществлена доработка и донастройка информационной системы. Когда система ЭДО была готова, произошел ее запуск в реальных условиях работы.

В рамках технической поддержки системы осуществлялись консультации пользователей и регулярные обновления, что позволило создать условия для бесперебойной и качественной работы ЭДО.

Постоянный мониторинг производительности и оптимизация бизнес-процессов помогли обеспечить эффективное использование системы ЭДО в повседневных операциях компании.

Внедренный программный продукт

1С:Документооборот