Проектный кейс ООО «КНГК-ИНПЗ» Повышение эффективности управления организацией с использованием решения «1С:ERP. Управление холдингом»

Сроки выполнения проекта: декабрь 2019 — апрель 2021

Масштаб проекта:
33 800 человеко-часов
400 автоматизированных рабочих мест

Цели проекта

Целью проекта автоматизации являлось создание единой учетно-аналитической системы, которая комплексно решает следующие задачи: 

1. Централизация ключевых бизнес-процессов в рамках единой автоматизированной системы благодаря проектированию и внедрению инструмента управления полного цикла от планирования/возникновения потребности структурного подразделения Предприятия в приобретении услуг/работ и/либо поставки МТР, Оборудования, СИЗ до переработки или списания на расходы. 
2. Автоматизация сквозного процесса казначейства (от создания лимитов до формирования итоговых отчетных форм план-фактного анализа в рамках движения денежных средств).
3. Автоматизация сквозного процесса бюджетирования (от сбора заявок в годовой консолидированный бюджет до план-фактного анализа исполнения бюджетов).
4. Расширение участников процесса казначейства без увеличения его трудоемкости.
5. Единовременный превентивный контроль платежей по бюджетным лимитам и бюджетным планам (месячным сметам).
6. Обеспечение участников процесса бюджетирования инструментом планирования.
7. Повышения качества данных и поддержки процессов принятия решений на основе достоверных и своевременных данных.
8. Сокращение зависимости от персонала за счет повышения унификации, технологичности и прозрачности ключевых процессов.
9. Снижения рисков, связанных с дублированием информации и ошибками ввода информации.
10. Ускорение процессов согласования.
11. Автоматизация процессов консолидации данных и формирования годовых лимитов по группе компаний.
12. Укрепления дисциплины в области планирования.
13. Предоставление возможностей:
    • Расчета себестоимости ГП с учетом особенностей переработки. 
    • Ведения полного цикла учета ТМЦ, переданных подрядчикам и собственным подразделениям Предприятия. 
    • Прослеживания цепочки закупки ТМЦ до заявителя. 
    • Оформления неотфактурованной поставки. 
    • Исключения или уменьшения «неликвидных остатков» на складе, путем правильного резервирования и вовлечения ТМЦ из свободных остатков на складе, при обработке заявок.
    • Анализа кассовых разрывов;
    • Балансировки платежной позиции;
    • Сценарного моделирования платежного календаря;
    • Заполнения планов (месячной сметы) остатками свободных лимитов и данными другого отчетного периода;
    • Формирования годовых лимитов и планов (месячной сметы) с разной периодичностью планирования;
    • Сквозного представления процесса формирования данных (с информацией о пройденных и обрабатываемых этапах);
    • Формирования данных по регламенту/автопересчет модели по регламенту;
    • Сценарного моделирования в части бюджетирования;
    • Финансового планирования без использования разрозненных таблиц Excel;
    • Формирования лимитов БДДС и закупок;
    • Анализа плановых и фактических данных, в т.ч. ПФА;
    • Формирования пакета отчетности для совета директоров.

Уникальность и инновационность проекта

Функциональное покрытие требований Клиента обеспечивалось посредством функциональности двух конфигураций: 1C:ERP и 1С:Управление холдингом, что стало определяющим при выборе совмещенной конфигурации 1С:ERP. Управление холдингом (см. Табл.2).

Внедрению подлежали следующие подсистемы: продажи; закупки; склад и доставка; производство; внеоборотные активы; регламентированный учет; банк и касса; бюджетирование, в т.ч. ВГО, отчетность и анализ; казначейство; корпоративные закупки; учет по МСФО; интеграция и управление; процессы и согласование.

При внедрении информационной системы на базе «1С:ERP. Управление холдингом», необходимо было учитывать особые требования в части детализации учета и отчетности, которые действуют в отношении предприятий нефтепереработки. Данные требования удалось соблюсти за счет консолидации учета в единой системе. Одной из важнейших задач была необходимость организовать учет наливной продукции в пути с оформлением экспортных таможенных деклараций. И эта задача в рамках проекта была решена успешно (см. Рис.4). 

Уникальность проекта в части казначейства представлена нетривиальностью требований Заказчика и сроками их реализации, среди которых следует выделить адаптацию механизмов:

1. формирования и корректировки лимитов;
2. формирования и контроля месячных смет по данным статичных годовых лимитов;
3. создания и согласования операционных планов;
4. автозаполнения отдельных аналитик документа заявка на расходование ДС (в т.ч. с учетом расширения реквизитного состава);
5. контроля платежей по бюджетным лимитам и бюджетным планам (месячным сметам).

По ряду причин на проекте было принято решение использовать очередность разработки и запуска Системы. Ввиду принятого решения и грамотного проектирования архитектуры Системы без увеличения сметы были реализованы следующие преимущества:

1. две точки ввода бюджетных лимитов (по данным бюджетной компании (утверждения отчета) и с использованием операционных планов (вид операции «лимиты»));
2. две точки ввода бюджетных планов (авто по данным бюджетных лимитов с декомпозицией подекадно, вручную - с использованием операционных планов (вид операции «планирование»));
3. превентивный контроль платежей по данным бюджетных лимитов и бюджетных планов;
4. автотрансляция аналитик лимитов по бюджетам (автоподбор аналитик генерирующего данные о лимитах показателя к аналитикам статей бюджетов; на проекте состав аналитик статей бюджета отличается от аналитик, регламентированных устанавливаемой лимиты бюджетной формой (в т.ч. их состав изменяется в процессе эксплуатации Системы);
5. обязательный контроль платежей по аналитикам бюджетных планов (даже когда контроль бюджетных лимитов по аналитике не выполняется).

Уникальность проекта в части бюджетирования также представлена нетривиальностью требований Заказчика и сроками их реализации, среди которых следует выделить адаптацию механизмов:

1. формирования заявок (сбор потребностей);
2. формирования мастер-бюджетов;
3. формирования ВГО;
4. консолидации данных;
5. формирования лимитов.

Бюджетирование также внедрялось с использованием очередности разработки и запуска. Ввиду принятого решения и грамотного проектирования архитектуры Системы без увеличения сметы были реализованы следующие преимущества:

1. бюджетная заявка представляет собой отдельный документ (с расширенным составом аналитик и алгоритмами заполнения отдельных полей);
2. мастер-бюджеты (БДР, БДДС (прямым методом), Баланс, БДДС (косвенным методом)) могут быть сформированы в первой версии бюджетной кампании без прохождения этапов всей модели;
3. элиминация ВГО может осуществляться между уровнями элиминации частично (т.е. в соответствии с настройками каждого отдельного уровня элиминации в одном регламенте);
4. технические формы оборотов бюджетов позволяют представить итоговые данные бюджетной кампании в виде модели управленческого учета (УУ);
5. измененные механизмы вывода и отбора иерархии в многопериодном бланке позволяют существенно оптимизировать работу бюджетных форм.

Концептуально бизнес-процессы казначейства и бюджетирования стали более гибким, прозрачными, более автономными. Регламентированные процессы согласования и функциональность «1С:ERP. Управление холдингом» позволили значительно сократить сроки согласования. ЦФО была предоставлена возможность самостоятельно вносить свои лимиты, отслеживать свои лимиты и платежи, анализировать внесенные данные в отчетных формах.

Успешность внедрения проекта основана на подходе к его реализации. Проект внедрялся по технологии «1С:ТКВ». Согласно «1С:Технология корпоративного внедрения 2.0» (1С:ТКВ) были зафиксированы и регламентированы ключевые бизнес-процессы с их последующей декомпозицией и проработкой функциональных разрывов.

В ходе интервьюирования Функционального Заказчика Исполнитель не ограничивался типовой функциональностью «1С:ERP. Управление холдингом» (что способствовало выработке уникальных и инновационных решений), демонстрировал лучшие практики, по фундаментальным вопросам выполнялось моделирование в базе демонстраций и проработка контрольных примеров в табличном редакторе MS Excel.

Проектная команда выполняла работы на ресурсе Клиента (демонстрационная база, база для моделирования, тестовый контур и продуктив). Выполнены все требования службы безопасности передового предприятия - лидера нефтеперерабатывающей и нефтехимической отрасли Юга России.

Управление проектом выполнялось с применением гибких методик. Одновременно с этим — жесткая фиксация сроков и ответственность за заявленный результат. Проект завершился в срок.

Результаты проекта

Выполняется промышленная эксплуатация внедренной информационной системы. Ввиду перехода на новую редакцию программного продукта «1С:ERP. Управление холдингом» планируется дальнейшее развитие и доработка информационной системы. 

Достигнута поставленная цель – создана единая информационная среда, обеспечивающая функциональное покрытие бизнес-процессов Предприятия и соответствующих им функций. Решены задачи, которые направлены на достижение поставленной цели, характеризующие качество данных, сроки выполнения процесса, риски, результативность и эффективность бизнес-процессов. 

Общий состав участников процессов бюджетирования и казначейства не изменился, но ввиду проведенной автоматизации повысилась эффективная составляющая их участия, сокращение их трудозатрат, оперативность предоставления информации в обе стороны (сверху-вниз и снизу-вверх). 

Инструментарий КНГК-ИНПЗ был расширен функциональностью программного продукта «1С:ERP. Управление холдингом», что приобретает особую актуальность в современных непростых условиях и в периоды «экономической турбулентности». 

Обеспечена методологическая целостность с другими внедряемыми подсистемами программного продукта «1С:ERP. Управление холдингом».

В ходе разработки и внедрения информационной системы в ООО «КНГК-ИНПЗ» были достигнуты такие результаты как:

1. Повышена достоверность учетных данных за счет нормализации ключевых справочников.
2. Увеличена прозрачность исполнения процессов и расширена возможность для управленческой отчётности за счет консолидации большей части учетных функций в едином решении.
3. Увеличена точность расчёта производственной себестоимости за счет разделения калькуляции между установками и целевого отнесения добавок.
4. Реализована прослеживаемость ТМЦ от заявки до выбытия, включая передачу и возврат подрядчикам.

Информационная система для учета и управления финансами ООО «КНГК-ИНПЗ» создана на базе «1С:ERP. Управление холдингом», вписана в существующий ИТ-ландшафт предприятия, настроена интеграция с остальными ИС предприятия.

По результатам проекта в системе созданы дополнительные регистры соответствия для обеспечения гибкости и масштабируемости модели, набор отчетов подсистемы бюджетирования, ряд шаблонов универсальных процессов. Стек технологий проекта:

1. "1С:Предприятие", в режиме Конфигуратор — разработка;
2. "1С:Предприятие", в режиме Тонкий клиент — настройка и эксплуатация Системы;
3. Хранилище конфигурации 1С — ведение совместной разработки;
4. Система управления требованиями на базе 1С:Предприятие 8. Система проектирования прикладных решений (СППР).
5. Skype, Zoom — проведение вебинаров, обучение;
6. Google docs — коллективная работа с документами, хранение общей информации;
7. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, Visio) - документация проекта, презентации, статус-отчеты, конфиденциальная информация;
8. Citrix — доступ к удаленным рабочим станциям;
9. Microsoft Server — операционная система;
10. Microsoft SQL Server — СУБД;

Концептуально архитектура функционального решения и модель бизнес-процесса казначейства в «1С:ERP. Управление холдингом» представлена на Рис.5.

Концептуально архитектура функционального решения бизнес-процесса и модель бюджетирования в «1С:ERP. Управление холдингом» представлена на Рис.6.

Модель бизнес-процесса «Управление складскими запасами» в «1С:ERP. Управление холдингом» представлена на Рис.7.

Внедренные программные продукты

• 1С:ERP. Управление холдингом: 
  • Управление продажами
  • Управление складом и запасами
  • Управление производством
  • Управление затратами и расчет себестоимости
  • Бухгалтерский учет
  • Налоговый учет
  • Казначейство
  • Бюджетирование
  • Отчетность, анализ

География

Южный федеральный округ РФ