Проектный кейс ООО «Эталон» Оптимизация обработки заказов и работы с номенклатурой, дополнительный функционал интеграции с Интернет-магазином на основе «1С:Управление торговлей»

Оптимизация обработки заказов и работы с номенклатурой, дополнительный функционал интеграции с Интернет-магазином на основе «1С:Управление торговлей»

Как в 2 раза быстрее обрабатывать заказы с помощью «1С:УТ»: кейс компании «Эталон»

Заказчик: ООО «Эталон» — поставляет тракторные, грузовые запасные части и запасные части для спецтехники оптом в регионы РФ и СНГ.

В штате — 35 человек.

Исполнитель проекта: ООО «Аксиома-Софт» — официальный партнёр фирмы «1С».

Зачем понадобилась автоматизация?

Обработка одного заказа занимала много времени. Продажи из интернет-магазина нигде не отображались. Менеджеры тратили много рабочего времени на то, чтобы найти и подобрать нужную номенклатуру или её аналог.

Что сделали?

1. Обновили справочник номенклатуры.

В списке номенклатуры теперь можно смотреть остатки по складам и цены по каждому товару. Это экономит рабочее время менеджеров. Больше не нужен отчёт, чтобы получить дополнительную информацию. Сотрудник выбирает по каким складам видеть остатки, а по каким скрывать.

Корректно отображаются цены по номенклатуре.

В колонке Резерв видно сколько товара зарегистрировано.

2. Организовали подбор аналогов номенклатуры.

Если нужного товара нет на складе, менеджеры предлагают клиенту подходящую замену из списка аналогов с похожими характеристиками. Мы создали удобный функционал: все аналоги видны в списке номенклатуры и форме подбора, новое окно по каждому аналогу не открывается, менеджер только находит нужные за пару секунд.

Аналоги собраны в группу с указанием их количества, которую можно свернуть или скрыть, если аналогов нет.

Менеджеры добавляют новый аналог из карточки товара или из списка и автоматически связывают его с основным товаром для взаимозаменяемости.

3. Доработали установку цен номенклатуры.

Что теперь можно делать:

1. Устанавливать цены из нескольких накладных. Пользователь выбирает нужные ему накладные.
   

   
    

   В форме подбора номенклатуры видны текущий остаток, общее количество товара и накладная, по которой он поступил.

   
    

2. Сравнивать цены компании с ценами конкурентов. Цены конкурентов собраны в отдельную таблицу и автоматически обновляются — они всегда актуальны.

   
    

3. Смотреть цены на аналоги.

   
    

4. Оптимизировали дополнительные реквизиты

Система учитывает товары-новинки и товары, которые в определенный период пользуются максимальной популярностью. Для этого используются дополнительные реквизиты.

Популярность таких товаров ограничена по времени, поэтому пользователь обычно вручную удаляет их из списка. Мы разработали автоматический функционал: пользователь устанавливает дополнительный реквизит на нужный срок, и по окончании срока система сама удаляет товар из списка.

Срок дополнительного реквизита задаёт пользователь.

После завершения срока специальное регламентное задание автоматически отключает реквизит у товаров с истекшим сроком.

5. Доработали раздел «Заказ клиента».

1. Компания учитывает товары по весу и габаритам. Для клиента важно видеть общий вес заказа. В список заказов добавили реквизит, который показывает общий вес всех товаров в заказе.

   
    

2. При оформлении заказа менеджер должен видеть задолженность клиента. Чтобы ускорить работу сотрудника, в заказ добавили таблицу с суммой долга, количеством дней просрочки и документом, по которому возникла задолженность.

   
    

3. В заказ клиента добавили таблицу наличия товаров на складах.

   
    

4. Добавили таблицу дополнительных цен товара. Пользователь сам выбирает, какие виды цен показывать в документе.

   
    

5. В компании ведется учет товаров по брендам. В заказ клиента добавили поле внизу документа, где отображается общая сумма товаров по нужному бренду. Теперь менеджер видит сумму товаров любого бренда в заказе.

   
    

6. При выставлении счета клиенту появилась возможность указывать товар без цены, что полезно, если товара нет в наличии и цена будет назначена после поставки.

   
    

   Цена не отображается в печатной форме.

   
    

7. В компании отдельно учитывают партнеров и контрагентов. Сначала создается заказ от партнера, а затем его делят по контрагентам в зависимости от номенклатуры.

Для разделения заказа создали разбивку первичного заказа на несколько заказов клиента. Менеджер нажимает кнопку «Разделить заказ» и переходит к форме, где выбирает контрагентов, связанных с партнером из этого заказа. В таблице менеджер указывает, сколько товаров нужно для каждого контрагента.

Кнопка «Создать документы» создает новые заказы клиента с нужными контрагентами и номенклатурой. После создания автоматически появляется список «Созданные заказы», откуда менеджер может сразу перейти к нужному заказу.

6. Запретили вход в открытый документ.

Теперь невозможно зайти в документ, который открыт и редактируется другим пользователем. При попытке входа пользователь получает уведомление, что документ занят. Менеджер больше не переживает, что потеряет данные своего заказа или их кто-нибудь отредактирует без его ведома. Так сотрудник чувствует себя увереннее, может обработать больше заказов и сделать это качественнее.

7. Объединение заказов поставщику

Часто возникают ситуации, когда один поставщик передаёт одни и те же товары разным клиентам. Поставщик объединяет такие заказы в одну накладную.

Для этого разработан механизм, который объединяет несколько заказов от одного поставщика в один. При объединении в новый заказ не включают товары, которые уже поставлены. Старые заказы переходят в состояние «закрыт», а менеджер продолжает работать с новым объединенным заказом. В старых заказах есть информация о новых.

8. Выполнили интеграцию с сайтом интернет-магазина.

Компания продаёт товары через Интернет-магазин. Мы интегрировали на сайт программу «1С:УТ», чтобы было удобно отбирать товары для выгрузки. В группе номенклатуры добавили признак «Выгружать на сайт». Если этот признак установлен, вся группа и её элементы попадают в выгрузку. Если признак не установлен, товары не выгружаются.

Доработали правила обмена, по которым аналоги номенклатуры выгружаются в интернет-магазин. Теперь можно указывать несколько товаров в дополнительных реквизитах номенклатуры.

К каким результатам пришли с внедрением «1С:УТ»?

1. У менеджеров освободилось рабочее время. Информацию о ценах и остатках он получает быстрее и удобнее.
2. Сотрудники обрабатывают заказы в 2 раза быстрее. Учёт заказов стал удобнее благодаря разделению заказов клиентов и объединению заказов поставщика.
3. Работа 35 сотрудников автоматизирована.
4. Менеджер предлагает клиенту замену товара, если его нет в наличии. С помощью учёта аналогов повышается рентабельность, так как клиент вероятнее останется, если ему предложили аналог.
5. Благодаря интеграция с сайтом повысились продажи через интернет-магазин.
6. Точнее рассчитываются и устанавливаются наценки с помощью новых таблиц работы с ценами.
7. Управление данными стало эффективнее. Детализация настроек, разработка пользовательских форм и другие инструменты повысили удобство ввода, хранения и обработки информации в 3 раза.

«Проект, реализованный совместно с компанией «Аксиома-Софт», помог нам значительно повысить эффективность работы сотрудников и функционирования бизнеса в целом. С помощью «1С:УТ» мы стали обрабатывать больше заказов, а также сократили ручные операции менеджеров. Кроме того, за счет автоматизации продаж с интернет-магазина и внедрения функционала по учету аналогов мы стали получать больше прибыли. Так, бизнес-эффект, полученный от внедрения, в будущем позволит нам всё больше совершенствовать управление процессами торговли», — прокомментировал Андрей Шаделко, Генеральный директор компании «Эталон».