Проектный кейс ГК «Ростех» Автоматизация бизнес-процесса управления дебиторской и кредиторской задолженностью

Сроки выполнения проекта: февраль 2021 — сентябрь 2021

Масштаб проекта:
2680 человеко-часов
21 571 автоматизированных рабочих мест

Цели проекта

Основная цель проекта — доработка бизнес-процесса управления договорной деятельностью в части функциональности «Управление дебиторской и кредиторской задолженностью» (далее — Подсистема) Автоматизированной системы управления финансовой и закупочной деятельностью (далее — АС ФЗД) Государственной Корпорации «Ростех» (далее — Копрорация) для обеспечения выполнения требований Типового регламента по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью:

• планирование показателей дебиторской и кредиторской задолженности;
• планирование и контроль выполнения основных условий работы с контрагентом по договору поставки;
• планирование и контроль выполнения основных условий работы с контрагентом по договору реализации;
• типизация основных условий работы с контрагентами по договорам реализации;
• контроль исполнения договора, дебиторской и кредиторской задолженности по договору;
• контроль за состоянием и управление дебиторской и кредиторской задолженностью;
• оценка эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью;
• отчетность по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью.

Задачи проекта:

• доработка основной архитектуры функциональности «Управление договорной деятельностью» АС ФЗД;
• доработка отчетно-аналитического блока АС ФЗД;
• разработка механизмов сверки остатков дебиторской и кредиторской задолженности в АС ФЗД с данными бухгалтерского учета;
• обеспечение возможностью получения, актуализации и хранения истории изменения данных об уровне кредитного рейтинга контрагента;
• разработка механизмов проведения зачета/списания ДКЗ;
• разработка контрольных механизмов для контроля условий взаиморасчетов по договорам.

Масштабность проекта

• В контур автоматизации были включены 16 холдингов и 14 организаций прямого управления, расположенные в 60 субъектах Российской Федерации, во всех часовых поясах.
• Общее количество уникальных пользователей составляет 21 571 сотрудников.
• В проекте было задействовано более 100 участников рабочих групп на стороне Заказчика.
• Масштаб проекта значительно повлиял на выбор методик обучения сотрудников и организацию технической поддержки на этапе ОПЭ.

Для обучения сотрудников широко применялись дистанционные технологии:

1. Вебинары;
2. обучающие видеоролики по разрабатываемой функциональности;
3. Краткие инструкции в виде электронных документов и видеороликов по наиболее сложным функциям;
4. Документ FAQ (часто задаваемые вопросы) для самостоятельного поиска ответов пользователями.

Техническая поддержка была организована на имеющейся инфраструктуре Заказчика, что позволило относительно легко передать систему на поддержку Заказчику по окончании ОПЭ: 

• журнал заявок на техподдержку интегрирован в АС ФЗД, заявку можно создавать непосредственно из объектов системы, при этом в заявке сохраняется ссылка на объект системы, по которому возник вопрос, что существенно сокращает поиск причин заявки;
• первая линия приема заявок по телефону была организована силами Заказчика;
• для наиболее часто встречающихся запросов на техподдержку были разработаны максимально подробные шаблоны ответов, включающие ссылки на разделы инструкций, видеоролики с описанием способов решения проблемы;
• в ежедневном режиме, совместно с Заказчиком, отслеживалась динамика поступления, обработки и закрытия заявок на поддержку для своевременного перераспределения ресурсов между группой поддержки и группой разработки функциональности.

Результаты проекта

По итогам проекта Корпорация и организации Корпорации работают в единой системе, обеспечивающей следующие показатели:

• 100% хозяйственных договоров контролируются в части требований Типового регламента управления дебиторской и кредиторской задолженностью ГК «Ростех»;
• У 100% контрагентов актуализирован и поддерживается в актуальном состоянии уровень кредитного рейтинга;
• Отчетность, согласно Типовому регламенту управления дебиторской и кредиторской задолженностью ГК «Ростех», формируется в АС ФЗД автоматически на 3 уровнях: 
  • по организации;
  • по холдингу;
  • по корпорации в целом.
• Автоматизированы дополнительные контрольные и сервисные функции бизнес-процесса «Управление договорной деятельностью».

Доработка бизнес-процесса «Управление договорной деятельностью» в части функциональности «Управление дебиторской и кредиторской задолженностью» автоматизированной системы управления финансовой и закупочной деятельностью корпорации позволяет:

• Выполнять регистрацию графиков как в режиме непосредственного редактирования условий этапов оплаты и поставки с указанием фиксированных дат этапов, так и в режиме формирования графиков на основании введенных «цепочек событий» — последовательности взаимосвязанных условий исполнения договора, когда сроки выполнения зависимых этапов могут задаваться фиксированными датами, а могут зависеть от фактических сроков наступления инициирующих событий (оплат, поставок, внешних событий);
• Регистрировать в Подсистеме типовые условия взаиморасчетов по договорам, создавать графики договоров на основании типовых условий;
• В оперативном режиме, на этапе регистрации графиков взаиморасчетов выполнять проверки следующих факторов: 
  • сумма этапов с направлением Приход равна сумме этапов с направлением Расход;
  • сумма поставок (с учетом направления Приход/Расход равна сумме платежей (с учетом направления Приход/Расход);
  • плановые даты этапов платежей не выпадают на выходные и праздничные дни;
  • дата этапа указана не раньше, чем «Даты начала действия договора» или позже «Даты окончания действия договора». Дата этапа оплаты не может быть раньше «Дата начала действия договора»;
  • доступность для изменения полей связанных документов в зависимости от статуса договора.
• Выполнять актуализацию планового графика в соответствии с фактическим исполнением этапов цепочки событий (инициирующих этапов) и указанных в этой цепочке отсрочек зависимых этапов; 
• Выполнять периодические сверки дебиторской и кредиторской задолженности по данным АС ФЗД с данными бухгалтерского учета;
• Выполнять актуализацию кредитного рейтинга контрагентов и перечня банков-гарантов в АС ФЗД по данным автоматизированной системы учета финансовых рисков посредством интеграционных сервисов;
• Выполнять проведение взаимозачета встречных требований и переноса задолженности между договорами;
• Вести корректный оперативный учет дебиторской и кредиторской задолженности по агентским договорам, договорам с толерансом и лизинговым договорам;
• Выполнять автоматический контроль плановых сумм графиков расходных договоров в соответствии с требованиями «Единого положения о закупке Госкорпорации «Ростех»;
• Автоматически восстанавливать последовательность первичных документов, отражения факта оплат и поставок по договору.

Новая архитектура хранения данных значительно расширяет возможности отчетно-аналитического блока в части управления дебиторской и кредиторской задолженностью:

• Автоматическое формирование отчетов в соответствии с требованиями «Типового регламента по управлению дебиторский и кредиторской задолженностью организаций Корпорации»;
• Получение сведений о дебиторской и кредиторской задолженности на произвольную дату в прошлом;
• Формирование отчетов о дебиторской задолженности и о просроченной дебиторской задолженности в виде конструктора с настраиваемым набором полей и группировок;
• Формирование отчетов на трех уровнях управления: 
  • организация;
  • холдинг;
  • корпорация.
• Автоматизированы процедуры переноса договоров, графиков и первичных документов на новую архитектуру хранения данных для обеспечения плановых сроков реализации проекта.
• Перенос данных и настройка параметров учета выполнялись силами специалистов Исполнителя при поддержке Заказчика, что позволило сократить сроки передачи Подсистемы на поддержку.
• Решение построено на базе модифицированной конфигурации «1С:Управление холдингом» на защищенном программном комплексе «1С:Предприятие 8.3z» в варианте распределенной базы данных.
• В рамках проекта автоматизировано более 21 000 рабочих мест. Средний онлайн составляет около 5 500 пользователей единовременно.
• Объем данных, обрабатываемых в системе, составляет более 1 000 000 действующих договоров.

Внедренные программные продукты

• 1С:ERP. Управление холдингом: 
  • Управление договорами и проектами
  • Интеграция

География

Все регионы РФ