Проектный кейс CARBO ONE ltd

Автоматизация документооборота на базе программного продукта «1C:Document Management 8»

Компания Carbo One Ltd (Кипр) – одна из крупнейших компаний по торговле углем в мире с годовым объемом продаж более 75 миллионов тонн. Компания предлагает все сорта угля и поставляет их в Европу, Средиземноморье, Азиатско-Тихоокеанский регион и Латинскую Америку. Электростанции, сталелитейные заводы, цементные заводы, домашние хозяйства и другие потребители из более чем 40 стран сжигают уголь, поставляемый Carbo One.

Компания разрабатывает инновационные логистические решения, которые позволяют не только удовлетворять разнообразные потребности клиентов, но и устанавливать с ними долгосрочные партнерские отношения.

В 2016 году открыто представительство компании в Москве, задачами которого являются: защита и представление интересов Компании в России; координация отношений Компании с государственными органами, предприятиями и организациями в России; осуществление иных видов деятельности вспомогательного и подготовительного характера от имени Общества.

Было принято внедрить систему автоматизации документооборота по нескольким причинам:

• необходимость оптимизации бизнес-процессов, связанных с командировками сотрудников, т.к. бумажное согласование занимало много времени;
• отсутствие электронного архива документов – хранить документы только в бумажном формате проблематично, высок риск потери их части, долгий поиск;
• высокие временные затраты на создание документов.

Одними из важных условий при выборе системы были её мультиязычность и возможность интеграции с учетной системой на платформе 1С, поэтому был выбран программный продукт «1С:Document Management», отвечающий всем требованиям. Для реализации проекта была выбрана компания «Аксиома-Софт», так как является официальным партнером фирмы 1С и «Центром компетенции по Документообороту», специалисты компании обладают необходимыми знаниями для решения задач проекта.

Цели проекта: автоматизация процессов согласования командировок сотрудников, отчетов о расходах, отображение отчетов по командировкам; минимизация количества кликов для создания документов; создание электронного архива документов.

Консультанты компании «Аксиома-Софт» провели обследование бизнес-процессов, выявили потребности и определили круг задач для автоматизации. На основании полученных данных специалисты провели моделирование бизнес-процессов. После успешной демонстрации модели процесса планирования и учета командировок специалисты провели их автоматизацию.

В результате были достигнуты цели проекта:

• проведена автоматизация процесса планирования и учета командировок сотрудников компании, что значительно сократило время на согласование командировочных документов: заявок на командировку, авансовых отчетов, отчетов о расходах;
• создан электронный архив документов, с помощью которого осуществляется быстрый поиск (время поиска сократилось в несколько раз);
• настроен контроль доступа к документам и процессам.
• кроме того, разработаны отчеты и печатные формы, необходимые для оперативного получения информации и отображения для руководства;
• доработан интерфейс системы для минимизации ручной работы пользователей.

Подписан договор на сопровождение, специалисты «Аксиома-Софт» проводят обучение и консультации. В дальнейшем также планируется сотрудничество по поддержке и улучшению интерфейса системы.