Проектные кейсы
Мы работаем, чтобы Вы развивались
Проектный кейс CARBO ONE ltd

Автоматизация документооборота на базе программного продукта «1C:Document Management 8»
Компания Carbo One Ltd (Кипр) – одна из крупнейших компаний по торговле углем в мире с годовым объемом продаж более 75 миллионов тонн. Компания предлагает все сорта угля и поставляет их в Европу, Средиземноморье, Азиатско-Тихоокеанский регион и Латинскую Америку. Электростанции, сталелитейные заводы, цементные заводы, домашние хозяйства и другие потребители из более чем 40 стран сжигают уголь, поставляемый Carbo One.
Компания разрабатывает инновационные логистические решения, которые позволяют не только удовлетворять разнообразные потребности клиентов, но и устанавливать с ними долгосрочные партнерские отношения.
В 2016 году открыто представительство компании в Москве, задачами которого являются: защита и представление интересов Компании в России; координация отношений Компании с государственными органами, предприятиями и организациями в России; осуществление иных видов деятельности вспомогательного и подготовительного характера от имени Общества.
Было принято внедрить систему автоматизации документооборота по нескольким причинам:
- необходимость оптимизации бизнес-процессов, связанных с командировками сотрудников, т.к. бумажное согласование занимало много времени;
- отсутствие электронного архива документов – хранить документы только в бумажном формате проблематично, высок риск потери их части, долгий поиск;
- высокие временные затраты на создание документов.
Одними из важных условий при выборе системы были её мультиязычность и возможность интеграции с учетной системой на платформе 1С, поэтому был выбран программный продукт «1С:Document Management», отвечающий всем требованиям. Для реализации проекта была выбрана компания «Аксиома-Софт», так как является официальным партнером фирмы 1С и «Центром компетенции по Документообороту», специалисты компании обладают необходимыми знаниями для решения задач проекта.
Цели проекта: автоматизация процессов согласования командировок сотрудников, отчетов о расходах, отображение отчетов по командировкам; минимизация количества кликов для создания документов; создание электронного архива документов.
Консультанты компании «Аксиома-Софт» провели обследование бизнес-процессов, выявили потребности и определили круг задач для автоматизации. На основании полученных данных специалисты провели моделирование бизнес-процессов. После успешной демонстрации модели процесса планирования и учета командировок специалисты провели их автоматизацию.
В результате были достигнуты цели проекта:
- проведена автоматизация процесса планирования и учета командировок сотрудников компании, что значительно сократило время на согласование командировочных документов: заявок на командировку, авансовых отчетов, отчетов о расходах;
- создан электронный архив документов, с помощью которого осуществляется быстрый поиск (время поиска сократилось в несколько раз);
- настроен контроль доступа к документам и процессам.
- кроме того, разработаны отчеты и печатные формы, необходимые для оперативного получения информации и отображения для руководства;
- доработан интерфейс системы для минимизации ручной работы пользователей.
Подписан договор на сопровождение, специалисты «Аксиома-Софт» проводят обучение и консультации. В дальнейшем также планируется сотрудничество по поддержке и улучшению интерфейса системы.
Отправить заявку
* — обязательные поля
ВОЗНИКЛИ ВОПРОСЫ?

