Проектный кейс АО «ТГК-16» Автоматизация закупочной деятельности на базе «1С:ERP. Управление холдингом»

Масштаб проекта:
18 220 человеко-часов
400 автоматизированных рабочих мест

Цели проекта:

Решение о создании Единой Автоматизированной Системы Закупок (далее — ЕАСЗ) было принято в связи с необходимостью унификации бизнес-процессов закупочной деятельности АО «ТГК-16».

Создание ЕАСЗ преследовало цель обеспечить оптимизацию и автоматизацию процессов закупочной деятельности компании, начиная от формирования строк закупок с последующим формированием и согласованием закупочной документации, подведением итогов закупочных процедур и заканчивая процессом согласования и заключения договоров.

Уникальность и инновационность проекта

В связи со спецификой решаемых задач и особенностями предприятия, разрабатываемая система должна обладать рядом отраслевых и индивидуальных требований, в том числе она содержит:

• механизм подписания с помощью УКЭП закупочной документации и присоединенных файлов при согласовании документации в зависимости от настроек этапа маршрута согласования;
• механизм универсального хранилища шаблонов для автоматического формирования закупочной документации и протоколов заседания закупочной комиссии в зависимости от способов выбора поставщика;
• возможность интеграции с локальной системой кадрового учета и расчета зарплаты для получения информации о замещающих лицах для согласования закупочной документации на время отсутствия того или иного сотрудника;
• функционал по проведению многолотовых процедур на электронной торговой площадке «Onlinecontract» на основе одной строки годового плана закупок.

Результаты проекта

Результатом реализации данного проекта по разработке и внедрению Единой автоматизированной системы управления закупочной деятельностью стало введение в промышленную эксплуатацию функциональных блоков, обеспечивающих формирование и согласование закупочной документации и договоров для осуществления закупок в соответствии с требованиями действующего законодательства. Благодаря выполненному внедрению было создано единое информационное пространство планирования и проведения закупочных процедур, осуществления мониторинга и контроля процессов управления закупками в полном соответствии с требованиями 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 г.

Единая автоматизированная система закупок создана на базе конфигурации «1С:ERP. Управление холдингом».

Следует отметить следующие важные результаты проекта:

• Настроено разграничение прав доступа участников закупочных процедур к системе в соответствии с их ролями.
• Создано универсальное хранилище шаблонов для автоматического формирования закупочной документации и протоколов заседания закупочной комиссии в зависимости от способов проведения закупочных процедур.
• Согласование плана закупок и закупочной документации теперь осуществляется в электронном виде. Таким образом удалось добиться сокращения сроков подготовки и согласования полного пакета закупочной документации.
• Настроены маршруты согласования в зависимости от различных параметров закупок. Выбор маршрута зависит от величины начальной максимальной цены, от того, является ли закупка плановой, выполняется ли по типовому договору, от инициаторов закупки, от организатора закупок.
• Интеграция «1С:ERP. Управление холдингом» с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» позволила настроить автоматическое замещение отсутствующих согласованных лиц. Это обеспечило оперативность и своевременность согласования документов.
• В системе реализована возможность организации многолотовых процедур на электронной торговой площадке «Onlinecontract» на основе одной строки годового плана закупок, благодаря которому появилась возможность в рамках одной строки годового плана закупок группировать номенклатуры схожих товарных групп в один лот, тем самым разбивая строку на разные лоты и по результатам проведённых закупок заключать либо единый договор с одним поставщиком на поставку разного количества лотов, либо несколько договоров с разными поставщиками по разным лотам Это позволило сократить количество и объём закупочных документов.
• Были автоматизированы специализированные процессы формирования и согласования договоров и дополнительных соглашений, банковских гарантий, протоколов уклонения и перевыбора, а также протоколов расторжения договоров.

В конечном итоге для реализации поставленной задачи — создание единой системы для автоматизации закупочной деятельности АО «ТГК-16», было выбрано решение на платформе «1С:Предприятие 8» — «1С:ERP. Управление холдингом», объединяющее в едином продукте автоматизацию управления эффективностью группы компаний (CPM) и управления ресурсами предприятия (ERP).

Единая автоматизированная система управления закупками охватывает все подразделения компании, доступ к системе получили 400 пользователей. Выполнена интеграция «1С:ERP. Управление холдингом» с решениями «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом» и другими информационными системами компании.

В ходе внедрения системы управления закупочной деятельностью были автоматизированы следующие процессы:

1. Планирование закупок (в том числе закупок у субъектов МСП):

• формирование и согласование позиций плана закупок;
• формирование программы закупок.

2. Подготовка к проведению закупочных процедур:

• настройка процесса выбора поставщика по заданным критериям;
• формирование и согласование закупочной документации;
• автоматическое формирование печатных форм документации.

3. Подведение итогов закупочных процедур:

• анализ предложений участников закупочной документации с использованием автоматического расчета оценочных критериев;
• формирование и согласование протоколов по результатам проведения закупочных процедур в соответствии с требованиями положения о закупках ТРУ Общества.

4. Автоматизация договорной деятельности:

• формирование и согласование договоров и дополнительных соглашений;
• автоматизированы специализированные процессы формирования и согласования банковских гарантий;
• формирование и согласование протоколов уклонения и перевыбора победителя;
• формирование и согласование протоколов расторжения договора.

Внедренные программные продукты

• «1С:ERP. Управление холдингом»: 
  • Управление закупками
  • Планирование закупок
  • Подготовка закупочной процедуры
  • Подведение итогов закупочной процедуры

География

Приволжский федеральный округ РФ