+7 495 66-55-097
Skype
Telegram
Письмо
Проектный кейс АО «РТКомм.РУ» Внедрение системы бюджетирования и управления закупками
Рабочих мест: 100 Внедрение системы бюджетирования и управления закупками
Заказчик
Компания РТКОММ (АО «РТКомм.РУ») является лидером российского рынка телекоммуникаций, входит в группу компаний «Ростелеком», является центром компетенций по спутниковой связи в группе компаний «Ростелеком». В группу компаний РТКОММ входят компании, которые предоставляют услуги телекоммуникации и спутниковой связи: спутниковая связь VSAT, магистральные выделенные каналы SCPC, подвижная персональная спутниковая связь, мониторинг объектов M2M, предоставление услуг на базе ЦОД и «облачных» сервисов.
Краткое описание проекта
Компания РТКОММ построила автоматизированную информационную систему бюджетного управления и управления закупками. Система построена на базе программного продукта «1С:Управление холдингом» и предназначена для решения задач обеспечения информационного обслуживания ключевых участников бюджетного процесса группы компаний РТКОММ.
Для проекта были определены сжатые сроки и высокие требования к параметризации и гибкости бюджетной модели. Удалось добиться существенного снижения трудозатрат и сроков подготовки консолидированной управленческой отчётности, исключить риски, связанные с человеческим фактором. По оценкам компании, трудозатраты в подразделениях сократились практически в два раза (на 90%). В полтора раза (на 50%) меньше времени требуется для получения управленческой отчётности. Существенно быстрее (примерно на 20%) формируется регламентированная отчётность.
Цели и задачи проекта
Комплексный проект создания системы бюджетного управления и управления закупками на базе системы «1С:Управление холдингом» преследовал решение следующих задач:
- повышение производительности труда и сокращение трудозатрат при бюджетировании и формировании плана закупок;
- повышение качества данных и поддержка процесса принятия решений на основе достоверных и своевременных данных;
- укрепление дисциплины в области бюджетирования и управления закупками;
- сокращение сроков подготовки консолидированных бюджетов и отчётов об исполнении;
- сокращение сроков подготовки и размещения плана закупок в соответствии с ФЗ-223;
- снижение рисков, связанных с дублированием информации и ошибками ввода информации;
- координация планирования на уровнях дочерних зависимых обществ (ДЗО) и центров финансовой ответственности (ЦФО);
- обеспечение единой информационной среды процессов планирования и анализа.
Проект был заявлен на участие в конкурсе «1С:Проект года» 2016 и стал победителем в номинации «Управленческий и финансовый учет (FRP)».
Ситуация до старта проекта
Планомерное и уверенное развитие компании РТКОММ, увеличение географии присутствия и количества центров финансовой ответственности привели к тому, что работать с бюджетами, используя в качестве инструмента бюджетирования MS Excel, стало затруднительно. Сложности возникали со сверкой и урегулированием внутригрупповых оборотов, ручной консолидацией данных и декомпозицией корректировок общего бюджета на бюджеты дочерних компаний. В используемой версии нельзя было организовать совместную работу, показатели и структура статей не были защищены от изменений, приходилось жёстко отслеживать версии файлов. На консолидацию бюджетов в MS Excel при существовавшей старой системе уходило до 8 часов.
Процесс подготовки плана закупок в соответствии с ФЗ-223 состоял из формирования заявок в MS Excel и отправки заявок по электронной почте. Публикация плана в ручном режиме непосредственно в Единой Информационной Системе в области государственных закупок (ЕИС) могла занимать до 3—4 дней работы всего отдела.
Архитектура решения и масштаб проекта
В границы проекта по внедрению системы бюджетного управления и управления закупками вошли головная компания группы РТКОММ и 4 дочерних и зависимых общества.
В качестве основного программного решения по автоматизации процессов бюджетирования и управления закупками выбран программный продукт «1С:Управление холдингом» — комплексное решение класса CPM (Corporate Performance Management), предназначенное для решения широкого спектра задач, связанных с автоматизацией учёта, бюджетирования, планирования, организации эффективного анализа и управления в холдингах.
Были автоматизированы следующие процессы:
- процессы формирования и согласования бюджетов компаний группы РТКОММ;
- процессы сверки внутригрупповых оборотов (ВГО) и консолидации бюджетов группы РТКОММ;
- проведение план-фактного анализа и составление аналитической отчётности об исполнении бюджетов на основании данных учётных систем;
- процессы заявочной компании в рамках подготовки плана закупок и реализован бюджетный контроль по закупкам.
Типовая система «1С:Управление холдингом» была адаптирована с учётом требований по версионированию лотов и планов закупок для автоматического формирования отчётов об изменении плана. Кроме того были реализованы механизмы формирования лотов напрямую на основе заявок инициаторов.
Всего в ходе проекта, трудозатраты по которому составили 1200 часов, в головной компании и четырёх «дочках» было создано 100 автоматизированных рабочих мест (АРМ).
В ходе проекта был решён целый ряд задач, включая создание интерфейсов и наборов прав пользователей, интеграцию с другими системами на базе платформы «1С:Предприятие». Для организации обмена данными с внешними системами были настроены типовые интеграционные механизмы. Схема интеграции представлена на диаграмме.
Схема интеграции системы бюджетного управления и управления закупками
Особенности и уникальность проекта
Для проекта были определены сжатые сроки и высокие требования к параметризации и гибкости бюджетной модели.
Кроме того, дополнительные сложности в реализации проекта были вызваны тем, что только до 80% задач покрывалось типовым функционалом, и более 20% функциональных возможностей системы было доработано под специфику бизнес-процессов компании РТКОММ. В частности, разработан конструктор лотов, обеспечивающий лотирование на основе заявок на закупку без формирования консолидированного плана потребностей, реализовано версионирование лотов и плана закупок, разработан отчёт о сравнении версий плана закупок, добавлены дополнительные реквизиты в документах «Заявка на закупку» и «Лот».
Большое внимание было уделено проектированию структуры нормативно-справочной информацией (НСИ) и бюджетной модели. Опыт реализации подобных проектов и гибкость настроек системы «1С:Управление холдингом» позволили реализовать бюджетную модель, отвечающую всем современным требованиям с возможностью динамического внесения изменений в методологическую модель на уровне пользователей, что позволит существенно снизить стоимость сопровождения и развития системы в дальнейшем.
Результаты проекта
Создание автоматизированной информационной системы бюджетного управления и управления закупками на базе программного продукта «1С:Управление холдингом» позволило компании РТКОММ решить ряд важнейших задач. В числе главнейших достижений — создание механизма управления нормативно-справочной информацией, структурой и целостностью бюджетной модели и данных.
В конечном итоге удалось добиться существенного снижения трудозатрат и сроков подготовки консолидированной управленческой отчётности, исключить риски, связанные с человеческим фактором. По оценкам компании, трудозатраты в подразделениях сократились практически в два раза (на 90%). В полтора раза (на 50%) меньше времени требуется для получения управленческой отчётности. Существенно быстрее (примерно на 20%) формируется регламентированная отчётность.
Был составлен план закупок на 2017 год и размещён в ЕИС. Срок публикации плана был сокращён до нескольких минут при условии корректной работы всех прочих информационных систем.
Дополнительная информация о проекте
В процессе работы по проекту были определены векторы дальнейшего развития информационной системы предприятия. Так, одной из первоочередных задач запланирована реализация в информационной системе скользящего бюджетирования. Будут продолжены дальнейшие работы по автоматизации инвестиционного планирования для того, что бы обеспечить максимальную интеграцию с текущей моделью, реализованной в MS Exel. В рамках развития информационной системы запланировано также внедрение модуля управления закупками.
Смотреть презентацию
Нужна помощь во внедрении или доработке 1С?
Отправьте сообщение, наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время!
* — обязательные поля
Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «Аксиома-Софт».
Новости
Компания «РСХБ-Страхование жизни» совместно со специалистами «Аксиома-Софт» внедрили корпоративную шину данных
Проект «Ильского НПЗ» по цифровизации процессов учета и формированию отчетности по МСФО участвует в конкурсе «Проект года» (Global CIO)
AVITO развивает систему внутреннего документооборота и оптимизирует бизнес-процессы
