Проектный кейс АО «ГТЛК» Внедрение системы управления закупками на базе «1С:Управление холдингом»

Цели проекта

Данный проект инициирован руководством «ГТЛК» с целью создания системы автоматизации управления закупочной деятельностью Общества.

Основные задачи, решение которых было возложено на внедряемую информационную систему:

• унификация бизнес-процессов управления закупочной деятельностью Общества;
• существенное улучшение управляемости и прозрачности бизнес-процессов управления закупочной деятельностью;
• реализация настраиваемых процессов согласования документов в рамках регламентированных и нерегламентированных закупочных процедур на всех уровнях контроля;
• управление операционным риском выполнения операций, уменьшение влияния факторов ошибок и человеческого фактора при осуществлении соответствующих направлений деятельности:
  • уменьшение времени на выполнение рутинных операций;
  • снижение вероятности ошибок персонала при вводе данных за счет использования логического контроля, контрольных соотношений, исключения дублирования информации, должного распределения полномочий;
  • повышение производительности труда (в том числе экономия рабочего времени и связанных экономических затрат) при выполнении процессов закупочной деятельности;
• снижение издержек и повышение скорости принятия решений по ключевым вопросам закупочной деятельности Общества;
• улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов управления закупочной деятельностью;
• улучшение качества отчетных и аналитических сведений, скорости их формирования, в том числе — в режиме реального времени;
• реализация механизмов автоматизированной подготовки, публикации и контроля размещения сведений об исполнении Договоров, заключенных в соответствии с Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ на протяжении всего жизненного цикла.

Ситуация до внедрения

Государственная транспортная лизинговая компания (АО «ГТЛК») — крупнейшая лизинговая компания России, инструмент государственной политики управления и устойчивого развития транспортной отрасли России, входит в перечень системообразующих организаций российской экономики. ГТЛК обеспечивает реализацию государственной поддержки транспортной отрасли, формирование эффективной транспортной инфраструктуры, привлечение внебюджетных инвестиций, развитие отечественного машиностроения, наряду с цифровой трансформацией и повышением операционной эффективности компании.

До старта проекта Компания не имела единого автоматизированного решения в рамках деятельности по управлению закупочной деятельностью. Основные факторы, послужившие причинами внедрения системы управления закупочной деятельностью:

• подготовка частей пакета закупочной документации велась в различных системах, согласование в бумажной форме;
• подготовка документации о закупке осуществлялась вручную, включая ручное заполнение форм извещения и связанных документов;
• в компании осуществлялся ручной контроль за соблюдением условий проведенной закупочной процедуры, а также условий заключения и размещения сведений об исполнении договоров на протяжении всего их жизненного цикла;
• отсутствовала автоматическая выгрузка данных об исполнении договоров на ЕИС, формирование пакета документов и рамещение на площадках ЭТП\ЕИС производилась в ручном режиме;
• присутствовала необходимость осуществлять ручной сбор внутренней и внешней отчетности, её консолидацией и передачу сведений на ЕИС.

Уникальность и инновационность проекта

Разработанная в ходе внедрения система управления закупочной деятельностью обладает следующими возможностями:

• подготовка единого реестра заявок на закупку;
• подготовка плана закупок, контроль на не отклонение объема закупок у субъектов МСП, передача сведений на ЕИС;
• подготовка документации о закупке — в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов на основании сведений, возникающих в процессе подготовки процедуры инициатором, передача согласованного проекта договора из Системы электронного документооборота (СЭД) в Систему управления закупочной деятельностью;
• проведение закупочных процедур — проведение многолотовых закупок, интеграция с электронными торговыми площадками РТС-Тендер и Росэлторг (ЭТП);
• рассмотрение заявок участников — предусмотрен инструмент передачи заявок участников на экспертное заключение в экспертную группу, экспертные заключения рассматриваются на очном заседании закупочной комиссии, результат очного заседания регистрируется в системе секретарем. Предусмотрена возможность автоматического формирования протокола по закупке;
• заключение и исполнение договора — предусмотрена возможность заключения договора в электронной форме, проект договора размещается на ЭТП для подписания между сторонами в лице победителя закупочной процедуры и Общества. Сведения об исполнении регистрируются в системе инициатором закупки и интегрируются на ЕИС;
• формирование отчетности — сведения об объеме оплат регистрируются и проходят полный цикл согласования в системе, утвержденные сведения консолидируются в ежемесячной и годовой отчетности. Предусмотрена возможность передачи сведений на ЕИС;
• календарь закупщика — разработано автоматизированное рабочее место закупщика, которое консолидирует важную информацию по закупочным процедурам, информирует о сроках наступления нового этапа процедуры, позволяем передавать сведения (извещения, протоколы по закупке, план закупок, разъяснения закупочной документации и т. д.) на электронные торговые площадки в формате единого окна комплексного мониторинга.

Публикации о проекте

• Автоматизации ПАО «ГТЛК» на базе ПП «1С:Управление холдингом 8»

Результаты проекта

Бизнес-процесс управления закупочной деятельностью автоматизирован для обеспечения выполнения функций по накоплению, хранению, передаче и обработке информации о закупочной деятельности АО «ГТЛК», осуществляемых в соответствии с нормами положения о закупках и требований Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 N 223-ФЗ.

Достигнутые цели по бизнес-процессу»:

• получен эффективный инструмент управления закупочной деятельностью компании;
• обеспечена прозрачность, необходимая для управления закупочной деятельностью;
• документы об инициации и проведении закупки связаны в единое целое с заключенными по итогу проведения процедур Договорами, включая детализированные сведений обо всех циклах прохождения процедуры;
• обеспечена взаимосвязь процессов СЭД и закупочной деятельности;
• прозрачность процесса выбора контрагента по регламентированным и нерегламентированным процедурам;
• сокращение трудозатрат на подготовку и согласование закупочной документации;
• снижение ошибок при подготовке отчетности.

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом:

• Управление закупками

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная системы управления закупками в Государственной транспортной лизинговой компании создана на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».

Система интегрирована в ИТ-ландшафт компании, разработаны механизмы интеграции с внешними системами, такими как:

• единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) — в части обмена данными о заключении и исполнении договоров, а также сопроводительной закупочной информацией. Система использует сервисы интеграции с ЕИС, предоставляемые «1С», доработанные под требования проекта.
• электронные торговые площадки — в части обмена данными о проведении закупочных процедур. Система использует сервисы интеграции с ЭТП, предоставляемые «1С», доработанные под требования проекта.