Проектный кейс АО «Группа компаний "МЕДСИ"» Комплексное внедрение «1С:Управление холдингом»

Цели проекта

Проект внедрения «1С:Управление холдингом» был инициирован руководством группы компаний «Медси» для того, чтобы обеспечить автоматизацию финансового учета, повысить управляемость компанией, включая все аспекты деятельности финансово-экономических служб. Цель автоматизации финансового учёта — заложить возможности управления финансами компании в условиях активного роста.

Первый этап — создание системы подготовки консолидированной отчётности, цель которой:

• обеспечить контроль эффективности подготовки отчётности на всех этапах обработки информации;
• получать оперативные данные о текущем финансовом состоянии группы компаний и каждого подразделения;
• обеспечить консолидацию бухгалтерских данных для целей управленческого учёта.

На втором этапе была поставлена цель — повышение эффективности функции снабжения и закупок, в ходе которой решались задачи:

• обеспечение сквозного процесса от формирования потребности до проведения закупочных процедур, заключения договоров и поступления товаров, работ и услуг;
• консолидация потребности клиник, снижение трудоемкости проведения закупочных процедур;
• централизованный контроль над процессами обеспечения ресурсами, контроль складских запасов;
• автоматический контроль бюджетных лимитов, лимитов по договорам и проектам;
• обеспечение прозрачности закупочных процедур, возможности мониторинга и контроля закупочной деятельности на любом ее этапе;
• улучшение качества мониторинга, анализа и контроля процессов закупочной деятельности;
• повышение скорости формирования и качества отчетных и аналитических сведений.

Параллельно велись работы по созданию системы централизованного казначейства, внедрение которой преследовало решение следующих задач:

• обеспечить автоматизацию «фабрики платежей» в соответствии со сроками оплаты по договорам;
• осуществить внедрение современных способов управления ликвидностью;
• оптимизировать процесс согласования расходных платежей.

Разработка и внедрение системы, обеспечивающей реализацию функции казначейства осуществлялось с одновременным переходом на новую версию «1С:Управление холдингом».

Ситуация до внедрения

Блок «Казначейство» первоначально был разработан на базе системы «1С:Документооборот», в которой велись процессы согласования заявок на расходование ДС (были сложные многоступенчатые маршруты согласования заявок), велись казначейские операции, а также осуществлялись операции финансового планирования. Данная система была интегрирована с «1С:Управление холдингом» в части передачи договоров и платежных операций (банковские выписки). Дополнительная интеграция отнимала ресурсы на ее поддержку, сложные схемы согласования платежных заявок отнимали много времени работы сотрудников, участвующих в маршрутах согласования. Также существовали проблемы с платёжной дисциплиной — было тяжело контролировать все платежи. Большая часть оплат уходила с нарушениями сроков.

Организация закупок и снабжения в Группе компаний «Медси» практически не была автоматизирована. Сбор потребностей от 25 клиник происходил вручную с помощью MS Excel, имела место сложная ручная консолидация потребностей клиник, и расчет оптимального предложения поставщика. Решение задачи повышения эффективности функции снабжения и закупок осуществлялось на базе системы «1С:Управление холдингом» в связи с тем, что большинство операций уже выполнялось в данной системе, и данный проект является логически связанным с системами бюджетирования и казначейства, для реализации которых тоже используется «1С:Управление холдингом».

Уникальность и инновационность проекта

Важной особенностью проекта является его широкая география, включающая удалённые друг от друга регионы: Москва, Крым, Волгоград, Брянск, Барнаул, Нижневартовск, Нягань, Уфа, Нижний Новгород.

Сложность задачи создания системы подготовки консолидированной отчётности заключалась в том, что в компании не было единой системы НСИ, а также в том, что формы сбора данных, использовавшиеся до внедрения «1С:Управление холдингом», не были жёстко зафиксированы по всем параметрам отчётности. Поэтому первые автоматические закрытия были сделаны с достаточно большим уровнем расхождений по отношению к консолидированным формам сбора данных. Для решения этой проблемы в ходе проекта был разработан адаптер для интеграции с корпоративной шиной и системой НСИ.

Риски устранялись за счёт поэтапного подхода к внедрению системы. На первом этапе правила трансляции настраивались сложным образом, максимально точно повторяя все аспекты формирования отчётности вручную с помощью форм сбора данных. На втором этапе правила упрощались одновременно c упрощением форм сбора данных при ручном учёте. Благодаря этому методу были достигнуты положительные результаты при составлении финальной отчётности. Также в ходе тестирования была проверена гибкость механизмов настройки правил трансляции данных.

Использование функционального блока «Казначейство», входящего в конфигурацию «1С:Управление холдингом редакции» позволило:

• обеспечить автоматическое формирование и согласование платежей на основании ввода первичных документов, подтверждающих факт выполнения поставщиками работ/услуг;
• стандартизировать процесс согласования платежей в соответствии с финансовой структурой;
• обеспечить сквозной процесс от формирования поступления товаров, работ и услуг до размещения платежа на банковском счете и его исполнения;
• автоматизировать разнесение банковской выписки по эквайрингу и инкассации (более 100 подразделений по РФ);
• осуществлять автоматический контроль бюджетных лимитов.

В процессе автоматизации был реализован ряд возможностей, обеспечивающих повышение эффективности выполнения казначейских функций:

• Автоматическое формирование заявок на платеж, обладающее характеристиками:
  • сохранение связи с документом поставки;
  • в разрезе проектов и статей ДДС;
  • несколько подразделений в документе (ЦФО);
  • различные ставки НДС;
  • с учетом валютных договоров с рублевой оплатой.
• Платежный календарь, обеспечивающий выполнение следующих функций:
  • краткосрочное и среднесрочное планирование;
  • балансировка: переводы между счетами, депозиты, конвертация валюты;
  • автоматическое размещение по банковским счетам в зависимости от банка-получателя;
  • формирование реестра платежей.
• Механизм разнесения банковской выписки, в том числе:
  • автоматический:
    • по запланированным платежам;
    • по эквайрингу;
    • по инкассации;
  • автоматизированный:
    • поступления по счетам на оплату;
    • безакцептные списания (по кредитам, заработная плата по реестру и др.).

Особенности разработанной в ходе внедрения «1С:Управление холдингом» системы закупок и снабжения:

• Сбор первоначальной потребности ДЗО: каждая клиника заводит в «1С:Управление холдингом» свои потребности раз в месяц, плановую потребность на следующий период, и оперативные потребности по мере необходимости.
• Консолидация потребностей — все оперативные заявки отделений компонуются в укрупненные заказы, которые группируются по товарным направлениям.
• Определение способа покрытия потребностей (закупка по уже заключенным договорам или проведение тендера):
  • По оперативной потребности — прохождение маршрута согласования и формирование заказа поставщику: система автоматически предлагает на выбор уже заключенные с поставщиками договора.
  • По плановой потребности:
    • Прохождение маршрута согласования — в организации выстроен достаточно сложный процесс согласования, включающий: службу безопасности, Департамент бюджетирования и контроллинга, и сам отдел закупок.
    • Формирование лотов — система позволяет гибко группировать позиции номенклатуры в лоты, в зависимости от свойств позиций.
    • Подготовка закупочной документации — в системе автоматически формируются шаблоны закупочных документов к примеру, в коммерческом предложении поставщику достаточно проставить свои цены, которые автоматически загружаются в систему закупок.
    • Проведение закупочных процедур — интеграция с торговой площадкой АСТ Сбербанк, возможность проведения переторжек.
    • Сравнение предложений поставщиков и выбор лучшего предложения: формирование наглядной формы сравнения предложений поставщиков, с подсветкой наиболее подходящего предложения.

Публикации о проекте

• Внедрение «1С:Управление холдингом 8» в ГК «МЕДСИ»

Результаты проекта

В результате комплексной автоматизации в ГК «Медси» была создана информационная система на основе «1С:Управление холдингом», которая позволила решить актуальные задачи, в том числе:

• создание системы подготовки консолидированной отчётности,
• автоматизация функций снабжения и закупок,
• внедрение системы казначейства.

В ходе автоматизации функций снабжения и закупки была реализована настройка процесса формирования и согласования закупочных процедур, автоматизирован трудоёмкий, монотонный и сложный процесс формирования лотов и выбора поставщика, осуществлена интеграция с существующими системами «1С:Больничная аптека», «1С:Документооборот». Достижения, полученные в результате завершения данного проекта:

• снижение трудоемкости формирования Заявок на потребность;
• автоматический контроль лимитов;
• оперативная корректировка потребности;
• возможность оперативного отслеживания статуса каждой заказываемой позиции;
• интеграция с ЭТП — электронные торги;
• сокращение трудозатрат на оценку предложений от участников закупочных процедур, а также выбора победителя закупки;
• прозрачность процесса выбора контрагента;
• отслеживание статуса закупки всеми участниками процесса;
• сокращение трудозатрат за счет автоматизированного создания Спецификаций по данным победителя закупки;
• автоматизированный контроль цен по всему процессу от возникновения потребности, оприходования и до оплаты.

В результате внедрения системы централизованного казначейства в ГК «Медси» был реализован сквозной бизнес-процесс казначейской функции, повышен контроль дебиторской задолженности, сокращено время осуществления платежей всех компаний группы за счет оптимизации казначейских операций и маршрутов их согласования. При формировании Заявок на платеж было исключен двойной и ручной ввод информации, разработан робот по заполнению текста назначения платежа, в результате платежи стали осуществляться четко по условиям контракта, что позволило повысить эффективность использования человеческого капитала. Система автоматически рассчитывает дату оплаты, реализовано автоматизированное построение платежного календаря на основе фактов поставки, в результате формируется точное календарное планирование в соответствии с условиями расчетов. Улучшилась платёжная дисциплина. Платежи проходят четко по условиям договора, отсутствует необходимость согласовывать платежи. Процесс полностью автоматизирован — платежные документы привязаны к накладной, таким образом, платежный документ формируется автоматически на базе транзакции в бухгалтерии. Система подтягивает из справочника всю необходимую информацию: к конкретной накладной применяется конкретная дата, затем автоматически формируется платежное поручение в реестре.

Внедрение информационной системы управления денежными средствами Компании позволило повысить продуктивность работы сотрудников бэк-офиса почти в два раза.

Внедренные программные продукты

1С:Управление холдингом:

• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управленческий учет
• Финансовый анализ
• Взаимоотношения с контрагентами
• Учёт в обособленных подразделениях

Архитектура решения и масштаб проекта

АО Группа компаний «Медси» — крупнейшая в стране федеральная частная сеть лечебно-профилактических учреждений, предоставляющая полный комплекс услуг по профилактике, диагностике и лечению заболеваний, а также реабилитации для детей и взрослых.

В состав МЕДСИ входит:

• 25 клиник в Москве и МО, в том числе:
• 3 клинико-диагностических центра;
• 2 детские клиники;
• 2 клинические больницы;
• 8 клиник в регионах;
• 70 медицинских пунктов на предприятиях;
• 2 санатория;
• Департамент семейной медицины;
• Скорая медицинская помощь;
• Медицинский wellness.

В Компании осуществляется более 4 000 платежей в месяц, из них более 80% генерируется автоматически.