Статьи компании «АКСИОМА-СОФТ»

В обычное время или в период массового перехода компаний на удаленный режим работы, одной из острых задач руководства является контроль за работой сотрудников, в том числе учет их отсутствий. В этом может помочь справочник отсутствий в 1С:Документооборот.

В программе 1С:Документооборот в разделе «Совместной работы» можно указать отсутствие сотрудника.

В данном справочнике можно увидеть: когда и кто отсутствует, будет ли он разбирать задачи, кто его замещает и по какой причине сотрудник отсутствует.

1) Как выполнить настройки

Для возможности учета отсутствия сотрудников администратором базы должна быть включена соответствующая функциональная опция.

Далее настройки отсутствия может заполнять сам сотрудник.

После записи и закрытия карточки отсутствия, программа предложит создать письмо на основании отсутствия, чтобы уведомить других сотрудников. Оно будет разослано указанным адресатам.

Помимо автоматически сформированного текста и адресатов, можно добавить свой, вложить файлы и скорректировать список адресатов.

Правила обработки писем на основании отсутствия помогу донести информацию об отсутствии сотрудника в случае получения им писем в период отсутствия.

Условия отбора писем в период отсутствия будут предложены автоматически. Также можно использовать другие условия для более узкой настройки.

Далее настраиваются действия, которые будут выполняться. Например, ответное письмо о сроках отсутствия, причине и заместителе. Текст обратного письма формируется автоматически.

В программе предусмотрена и настройка исключений из условий отбора, заданных ранее.

На последней вкладке наглядно видно, какие настройки были в итоге указаны.

2) Результат указания отсутствия сотрудника

При попытке сотрудника отправить письмо отсутствующему выскочит предупреждение. В этом же окне можно отправить как есть, добавить заместителя и удалить отсутствующего.

Уведомления об отсутствии будут поступать не только в ответ на приходящие письма или при попытке отправить письмо. Например, если сотрудник отправит задачу сотруднику со сроком выполнения в период его отсутствия, программа покажет уведомление.

Или если сотрудника включат в мероприятие, дата которого выпадет на период отсутствия, то программа также выдаст предупреждение об отсутствии.

Автор:
Колисецкая Е.Н.
Старший консультант