Что учесть, если автоматизируете бюджетный процесс

Беседовала Екатерина Жилякова
Главный редактор журнала «Финансовый директор»

Когда полезно: если хотите создать единую систему бюджетирования и казначейства на базе «1С: Управление холдингом». Коллеги из АО «ОСК» рассказали, какие этапы придется пройти и на что обратить внимание.

Ирина Куликова
Заместитель директора департамента экономики АО «ОСК» В 2017 году в АО «ОСК» внедрили проект по автоматизации процесса бюджетирования. Расскажите, как до этого в компании был устроен процесс бюджетирования.

До автоматизации процесс бюджетирования в обществе осуществляли с использованием таблиц Excel.

Департамент экономики осуществлял сбор информации у всех подразделений и консолидировал ее. Потом на этот процесс накладывалась версионность. Нам приходилось работать с огромным количеством разрозненной информации и файлов. Такой массив данных требовал длительной обработки. Много времени уходило на то, чтобы внести изменения в ту или иную версию бюджета. В результате процесс планирования замедлялся.

Еще один существенный минус — Excel имеет ограничение в возможностях обработки большого массива данных. Кроме того, Excel сильно подвержен влиянию так называемого человеческого фактора. Так, например, сотрудники могут допустить ошибку, заполняя таблицы, или внести не все данные, а проверка и консолидация данных занимали очень много времени.

В конечном итоге решили отказаться от бюджетирования в Excel.

Как выбрали программный продукт?

В головной компании мы уже пользовались программным продуктом «1С: Управление холдингом». Его функционал и интерфейс были понятны сотрудникам. Поэтому провели конкурс и выбрали для внедрения системы компанию «Аксиома-Софт», предложение которой нас устроило.

Ольга Сачкова
Начальник отдела кор­по­ра­тив­ного бюджетирования и анализа АО «ОСК» Какие задачи ставили перед разработчиками?

Во-первых, разработать единую информационную среду для финансового планирования и анализа деятельности компании и ее подразделений.

Во-вторых, создать единое пространство данных с многопользовательским доступом.

В-третьих, повысить контроль системы за счет жестко заданных бюджетных форм и методологии их заполнения как по плану, так и автоматизировать процедуру сбора фактической информации.

В-четвертых, внедрить процедуру автоматизированного согласования бюджетов.

Чего в итоге планировали достичь?

Сократить сроки подготовки бюджетов за счет сокращения трудозатрат на подготовку материалов. При этом важно было повысить достоверность данных и сократить сроки подготовки отчетов с план-факт анализом.

В конечном итоге программу внедряли для оперативного анализа и управления всеми ресурсами компании, в том числе финансовыми потоками.

На что еще, помимо функциональной составляющей, обращали внимание?

На интерфейс программы. Нам было важно получить продукт, максимально похожий на форму, которой сотрудники пользовались до этого. Чтобы работникам было проще освоить новый продукт и у них не было внутреннего отторжения.

Автоматизируя процесс планирования, вы дорабатывали бюджетную модель?

Да, мы актуализировали методологическую базу: прописали источники данных и связь между всеми бюджетными формами. Теперь бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС) и баланс формируются автоматически.

Сами формы тоже немного изменились, мы добавили новые показатели и аналитики.

Системы бюджетирования и казначейства интегрированы?

Да. При формировании плана показатели из системы бюджетирования автоматически переносятся в систему казначейства. Например, лимиты казначейства основываются на утвержденных данных из БДДС. А при формировании факта показатели из системы казначейства автоматически переносятся в систему бюджетирования.

В течение отчетного периода на основании первоначально введенной информации строятся процессы резервирования, выявляются возможности проведения тех или иных платежей исходя из имеющихся обязательств по оплате и поступлений по доходной части.

Состав системы и функциональные параметры

С какими проблемами столкнулись во время автоматизации?

Для нашей компании это был новый опыт автоматизации процесса бюджетирования, в связи с чем многие документы, процессы, форматы приходилось разрабатывать с чистого листа и отрабатывать на реальных цифрах и событиях. Тестирование системы проводилось без отрыва от производства силами работников общества.

Насколько планирование детализировано по периодам?

У нашей компании длинный производственный цикл, поэтому планирование ведем в горизонте трех лет.

Но детализация периодов разная. Первый год мы планируем по месяцам, второй и третий — поквартально. Этот же принцип мы отразили в программе. Плюс нам было важно видеть прогнозный результат до конца текущего периода и на среднесрочный период — плюс два года.

Как согласовываются расходные статьи бюджета?

В нашей компании решение по согласованию той или иной статьи основывается на оценке финансово-экономической целесообразности заключения нового договора или пролонгации действующего контракта.

Этот же принцип мы реализовали во внедряемой системе. Поэтому перед разработчиками мы поставили задачу обеспечить возможность согласовывать как отдельно статью, так и возможность проводить согласование на уровне различных аналитических измерений.

Например, статья затрат «Контрагентские работы» имеет аналитики по договорам, наименованию контрагента, предмету договора, ставке НДС, сумме аванса, периоду исполнения обязательств, сумме договоров, сумме признания затрат по периодам и сумме окончательного расчета, сумме кредиторской и дебиторской задолженности (рассчитывается автоматически).

Сотрудник, который согласовывает данную статью, имеет возможность отклонить или согласовать как статью в целом, так и отдельные аналитики любого из договоров, вошедших в статью, обязательно оставив комментарии о причинах.

Как сейчас собираются и консолидируются бюджеты?

Сотрудники компании, которые участвуют в бюджетном процессе, заходят в систему и заполняют бюджетную заявку структурного подразделения. Ряд структурных подразделений отвечают за согласование функциональных бюджетов, которые формируются из отдельных статей заявок структурных подразделений общества.

Например, бюджет обучения персонала, сформированный на основании заполненных данных, согласовывается департаментом управления персоналом, при этом сотрудник, ответственный за согласование данного бюджета, видит следующие аналитики: Ф. И. О. сотрудника, структурное подразделение, направление обучения, наименование контрагента, стоимость обучения, период прохождения обучения.

Что, если функциональный руководитель не согласен со статьей расходов?

Он может поправить статьи, с которыми не согласен. Для этого мы и предусмотрели возможность согласовывать данные не только на уровне статей, но и на уровне всех аналитических измерений.

Если в утвержденном бюджете прописан поставщик и сумма по договору, платежи по этому контракту учетная система акцептует автоматически?

Акцептование платежей по договорам проходит всегда, так как данный процесс связан с анализом поступлений и формированием актуального платежного календаря

Как решили проблему информационной безопасности?

У каждого структурного подразделения открыт доступ к определенному перечню статей. Причем в зависимости от функционального назначения структурного подразделения права доступа различны. Например, полный доступ к изменениям и согласованиям либо частичный доступ в соответствии с перечнем ограниченных функций.

Каких результатов удалось достичь?

В процессе эксплуатации автоматизированной системы мы создали единую информационную среду процессов планирования, прогнозирования и анализа финансовых результатов АО «ОСК».

Наша система позволила повысить производительность труда и сократить трудозатраты при бюджетировании, а также использовать сохранившиеся исторические данные для формирования оптимальных лимитов по статьям с учетом отраженных затрат по фактическим данным в периоде.

Полученный опыт мы будем использовать при автоматизации бюджетирования уже для всей Группы ОСК. Перед нами стоит амбициозная задача бюджетировать в соответствии с принципами МСФО, внедрить правила прогнозирования стоимости по заказам длительного цикла для обществ Группы ОСК.