Проектный кейс: ТОО "Велесстрой"

ТОО "Велесстрой"

Рабочих мест: 50

Оптимизация документооборота с последующей автоматизацией на базе "1С:Документооборот для Казахстана"

ТОО «Велесстрой» (Республика Казахстан) — дочерняя компания ООО «Велесстрой». Российская строительная компания, один из лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО «Велесстрой» расположены по всей территории Российской Федерации. Деятельность Компании строится на принципах максимально эффективного, качественного и своевременного удовлетворения потребностей клиентов, использования высокотехнологичных и самых передовых инженерных решений, безусловного соблюдения стандартов и правил в области природопользования, экологической безопасности, охраны окружающей среды.

В компании требовалось провести модернизацию документооборота. Нам было важно повысить исполнительную дисциплину, упростить работу с документами, их поиск и хранение, уменьшить количество критических ошибок в управлении документами, произвести настройку бизнес-процессов сложной системы акцептации договорной и согласования операционной деятельностей.

При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8». Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот 8». Мы выбрали компанию «Аксиома-Софт» для внедрения программного продукта, получения методологической поддержки и консультационных услуг.

Теперь у нас автоматизированы следующие бизнес-процессы:

ведение номенклатуры дел;
учет и хранение документов;
обработка входящей/исходящей документации;
обработка распорядительной документации;
создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
создание процесса по согласованию 6 объектов системы.

Произведена настройка интеграции с «1C:ERP Управление предприятием», в котором создаются документы и справочники, требующие обработки в конфигурации «1С:Документооборот»:

Контрагенты
Договоры
Спецификации (соглашения)
Заказ материалов в производство
Тендер (созданный объект)
Заказ поставщику

Основные результаты данного проекта:

сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

Автоматизированы следующие функции:

Документооборот (ECM)
- Делопроизводство
- Учет договоров
- Учет и хранение документов

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»
Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С»
Оформлен платный договор 1С:ИТС
Производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

ТОО Велесстрой (Республика Казахстан) — дочерняя компания ООО «Велесстрой» (далее — Компания).
Российская строительная компания, один из лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты ООО «Велесстрой» расположены по всей территории Российской Федерации. Деятельность Компании строится на принципах максимально эффективного, качественного и своевременного удовлетворения потребностей клиентов, использования высокотехнологичных и самых передовых инженерных решений, безусловного соблюдения стандартов и правил в области природопользования, экологической безопасности, охраны окружающей среды.

Что послужило причинами для внедрения системы автоматизации:

сложная система акцептации договорной и согласования операционной деятельностей;
необходимость реализации документооборота (согласование и подписание договоров, документов прочих объектов \ действий) в одной информационной среде;
необходимость рационализации процессов и процедур работы с документами, в т.ч. совершенствование контроля исполнения документов, передачи документов между сотрудниками, хранения бумажных и электронных документов;

Какие цели были поставлены:

сократить физический документооборот;
закрыть требования по выработке ролей и процессов (маршрутов) создания договоров и спецификаций с дальнейшим подписанием созданных объектов;
выработать маршрут создания и согласования заведения и проверки СБ новых контрагентов;
настроить согласование обеспечения производственного процесса строительными материалами, настроить связи соответствующих закупок со статьями БДР;
настроить сложный путь согласования расходования денежных средств.

Как руководство подходило к выбору системы, почему выбрало для автоматизации «1С:Предприятие»

При выборе системы электронного документооборота был учтен многолетний успешный опыт использования программных продуктов на базе «1С:Предприятие 8». Компанией было принято решение о построении корпоративной системы документооборота на базе продукта «1С:Документооборот для Казахстана». Дополнительными критериями в пользу выбора данного программного продукта стали:

методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
возможность использования имеющихся в Компании лицензий «1С:Предприятия 8»;
существующая IT-инфраструктура;
гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.

Партнером по внедрению программного продукта, методологической поддержке и консультационным услугам была выбрана компания «Аксиома-Софт» — официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенции по документообороту. «Аксиома-Софт» имеет многолетний опыт ведения крупных корпоративных проектов и хорошо зарекомендовала себя в области внедрения решений на платформе «1С:Предприятие».

Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия является сложная система акцептации договорной деятельности и сложная система согласования операционной деятельности.

Как решили задачу с помощью автоматизации:

Внедрение программного продукта «1С:Документооборот 8» позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы:

ведение номенклатуры дел;
учет и хранение документов;
обработка входящей/исходящей документации;
обработка распорядительной документации;
создание, согласование и акцептация договоров / контрагентов;
создание процесса по согласованию 6 объектов системы.

Контрагенты
Договоры
Спецификации (соглашения)
Заказ материалов в производство
Тендер (созданный объект)
Заказ поставщику

Основные результаты данного проекта:

сокращено время согласования документов, сокращены избыточные действия в документных процессах и рутинная работа;
поскольку все процессы стали вестись в одной информационной среде, видна полная цепочка ответственных пользователей;
увеличена скорость выполнения типовых операций и распространения информации в компании. Все приказы и распоряжения доводятся до подразделений и сотрудников без задержек;
значительно ускорен поиск документов за счет их хранения в единой базе данных.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»
Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

Были выполнены методические работы по оптимизации документных процессов перед внедрением системы "1С:Документооборот для Казахстана", настроена интеграция с «1C:ERP Управление предприятием», в котором создаются документы и справочники требующие обработки в конфигурации «1С:Документооборот».

Внедрение

ООО «Велесстрой» — одна из крупнейших компаний в России, реализующая сложнейшие проекты нефтегазового комплекса, внешнего электроснабжения и гражданского строительства. Деятельность Компании строится на принципах максимально эффективного, качественного и своевременного удовлетворения потребностей клиентов, использования высокотехнологичных и самых передовых инженерных решений, безусловного соблюдения стандартов и правил в области природопользования, экологической безопасности, охраны окружающей среды.

Общая численность компании: 1500

Казахстан, г. Атырау, Июнь 2019

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 50